admin / 26.08.2018

Юридическая сила электронных документов

Для оформления различных выплат, пособий, а также справок и иных документов различные госучреждения постоянно требуют заверенные нотариально копии паспортов, свидетельств о рождении, свидетельств о регистрации брака, дипломов и т.д., что приводит к трате времени на поиск устройств для копирования, оплаты услуг копирования, оплаты услуг нотариуса и т.д. Часто данные копии требуются повторно при оформлении иного пакета документов в той же организации. Хранение бумажных копий их использование нельзя проконтролировать, не говоря уже о необходимости представлять копии многократно.
На сайте Госуслуги сделать раздел в личном кабинете, в котором будут храниться электронные копии документов (паспортов, свидетельство о регистрации брака, расторжения брака, лицевых счетов и т.д.). Данные копии предварительно подтверждаются в МФЦ и вносятся в личный кабинет пользователя. Также электронная копия шифруется на серверах, дабы при взломе системы личные данные пользователя не пострадали. После чего, при необходимости представить в госучреждения копии паспорта или иного добавленного в личный кабинет пользователя документа, работнику госучреждения, гражданин, дает временный доступ к необходимым документам через специальный закрытый раздел в личном кабинете. В разделе отражается цель запроса по каждому документу, время, ФИО и должность сотрудника. При необходимости повторного доступа, через сайт госуслуг или иным способом (отправкой смс на сотовый телефон гражданина и/или на электронную почту, указанную на портале госуслуг, просьбу предоставить доступ через портал госуслуг) сотрудник запрашивает доступ еще раз с указанием причин повторного запроса. Временной интервал действия доступа времени выбирается самим гражданином из списка (список формируется исходя из разработанных методик внутри ведомств в соответствии с причинами запроса и вида работ) или указывается в требовании по оформлению документов в индивидуальном порядке. Для этого настройка действия доступа производиться в личном кабинете сайта госуслуг. При начале работы с документами должно приходить уведомление в СМС или письмом на электронную почту. Сами электронные копии документов или используются без загрузки с сайта госуслуг или с загрузкой на рабочий компьютер сотрудника с временной электронной подписью и/или водяными знаками на изображении. В случае загрузки файл должен самоуничтожиться через заданное время.

Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.

⇐ ПредыдущаяСтр 13 из 29Следующая ⇒

Текстовый документ — документ, содержащий преимущественно текстовую информацию. В документ можно вставить фрагменты, растровое изображение различных форматов, таблицы. Текстовый документ оформляется рамкой и основной надписью. Он часто бывает многостраничным. В текстовом документе можно создавать пояснительные записки, извещения, технические условия и т.п. Файл текстового документа имеет расширение kdw и в списках документов представлен значком .

Несколько способов создания текстового документа .

Первый способ. Файл-Создать-Текстовый документ-ОК.Система открывает текстовый документ в нормальном режиме. Если нажать на кнопку Разметка страницсистема покажет на экране формат А4 с основной надписью формы 2, а далее пойдут листы с формой 2а.

Переедите в Нормальный режим. На панели свойств нажмите на кнопку параметры абзаца. Задайте отступ красной строки 15 мм, отступ последующих строк 5мм (согласно ГОСТ 2.105), поставьте флажок в окне Располагать с новой страницы, ОК.

Введите технический текст и оформите его в соответствии ГОСТу 2.105.

Для создания таблиц нажмите команду Вставка на панели Главного меню,далее Таблица. Постройте нужную таблицу и оформите её в соответствии стандартам ЕСКД.

Второй способ. Файл-Создать-Чертёж-ОК.Система откроет документ чертёж на формате А3 с основной надписью формы 1.

Нажмите команды Сервис-Параметры-Параметр первого листа-Оформление. В диалоговом окне раскройте Название и выберите нужный для Вас конструкторский документ, например, Текст. констр. докум. Первый лист. ГОСТ 2.104-2006. Введите текст.

Таким же способом можно выбрать и распечатать бланк Спецификации и других конструкторских документов.

Первый способ предпочтительнее второго, т.к. используется меньше команд (щелчков мыши) при создании конструкторского документа.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа — «Заявление».

2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф. И.О. должностного лица.

3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф. И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря).

Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление, или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление .

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Электронная переписка как доказательство

Электронная переписка в ходе переговоров с партнерами стала распространенным способом общения. Однако такая форма коммуникации имеет свои недостатки, если дело касается споров и разногласий с агентами. О том, как придать юридическую силу электронной переписке, мы поговорим далее.

Электронная почта прочно обосновалась во всех сферах бизнеса. Без нее не обойтись ни в трудовых отношениях, ни в решении вопросов с контрагентами. Такая переписка позволяет ускорить обмен важной информацией, решить какие-либо конфликты, не прибегая к способам, которые отнимают много сил и времени (например, с помощью претензий). К тому же электронная переписка дает возможность вести переговоры относительно содержания важных для фирмы контрактов.

В трудовых отношениях почта используется для доведения до сотрудников различных поручений, требований, приказов, связи с работниками, которые трудятся вне офиса, и т.д. То есть в настоящее время электронная переписка стала неотъемлемой частью работы любой организации.

Решая споры и разногласия при помощи данного средства связи, руководители фирм не всегда задумываются о последствиях. Например, как доказать свою точку зрения в суде, если партнер или сотрудник после данного в письме обещания не выполнил возложенные на себя обязательства, а единственным доказательством является переписка по почте. Судьи при рассмотрении споров весьма неоднозначно реагируют на такой способ аргументирования. Это связано с тем, что в соответствии с гражданским процессуальным законодательством доказательствами по делу могут быть сведения о фактах, которые имеют значение для правильного рассмотрения спора, полученные из объяснений сторон, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов. Под электронной перепиской понимается письменное доказательство, выполненное в форме цифровой, графической записи, в том числе полученное посредством факсимильной, электронной связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

При рассмотрении дела судьи принимают доказательства, которые добыты только законным путем, а также имеют значение для разрешения конкретного спора. Таким образом, одной из самых важных характеристик доказательства является его достоверность.

В случае с электронной перепиской судьи не всегда считают, что информация или данные, содержащиеся в ней, являются достоверными. К тому же в гражданском процессуальном праве такой вид доказательств напрямую не закреплен.

Любое документальное доказательство, рассматриваемое в суде, должно быть подвергнуто идентификации (подтверждению правдивости сведений) и аутентификации (подтверждению авторства документа). Судьи обращают внимание, что электронную переписку трудно воспринимать в качестве доказательства, потому что она может содержать недостоверные или подкорректированные сведения, которые были внесены с помощью специальных программ. Кроме того, при использовании электронной почтовой переписки очень сложно подтвердить отправителя и получателя писем. При отправке электронного сообщения чаще всего фиксируется только данное действие и реже факт получения, сам же текст нигде не записывается. То же самое касается и электронного почтового ящика, так как его регистрация практически всегда является анонимной (не требует представления каких-либо документов). Следовательно, при разбирательстве дела могут возникнуть сомнения в том, на самом ли деле письмо отправлено или получено тем, на кого указывает одна из сторон спора.

Это важно. Электронный документ должен обладать реквизитами, которые помогут его идентифицировать. Нужно указать автора письма с полным наименованием и адресом, дату составления, кому направляется, адрес электронной почты и т.д.

В итоге судьи признают, что электронная переписка может являться доказательством в силу того, что она стала обычаем делового оборота. Но краеугольным камнем остается вопрос о правдивости содержащихся в ней сведений, так как в принципе они ничем не подтверждаются, кроме слов стороны, которая предъявила переписку в качестве доказательства.

Однако существуют способы сделать переписку надежной.

Внесение специальных условий в договор

При заключении договора стороны могут прописать условие о том, что электронной переписке придается юридическая сила. Например, можно использовать следующие формулировки:

«Все документы и переписка, которые используются и оформляются во исполнение данного договора, могут быть направлены контрагенту почтой, курьером, по факсу или по электронной почте (адрес указан в реквизитах)».

«Стороны договора признают, что счета, заявки, протоколы сверки, акты и другие документы, отправленные по электронной почте, будут иметь такую же юридическую силу, что и документация, составленная в письменной форме, и могут использоваться в качестве доказательств».

На основании такого уговора все документы, полученные в электронном виде, могут быть использованы в качестве письменного доказательства.

Вместе с тем данное условие налагает и дополнительные обязанности на контрагентов. Все письма и сообщения должны исходить именно с тех почтовых ящиков, которые указаны в договоре. Соответственно, в реквизитах надо указать официальный электронный почтовый адрес, а также лицо, которое ответственно за переписку.

В этом случае стороны принимают на себя всю ответственность за тот риск, который может возникнуть в связи с фальсификацией такой переписки.

Экспертиза

Если организация не использовала ни один из вышеперечисленных способов подтверждения правдивости переписки, то следует провести экспертизу. Она может быть проведена как до судебного разбирательства, так и в процессе (подается ходатайство).

Достоверность электронных сообщений устанавливается с помощью компьютерно-технической экспертизы. При ее проведении перед экспертами ставится ряд вопросов (кто получатель, могли ли изменить данные, содержащиеся в письме, и т.д.), ответы на которые помогают определить подлинность информации.

О.В.Мичугина

Эксперт по юридическим вопросам

К вопросу о том, как можно утверждать важные моменты, касающиеся оборудования, работ и оплат за них, по электронной почте таким образом, чтобы это было официально. Поизучал закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», и немного разобрался в данном вопросе.

Электронная подпись может быть обычной или усиленной. А усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Усиленная подпись позволяет через средства криптозащиты обнаружить, был ли изменён документ, то есть, позволяет точно определить, что всё подписанное содержимое было однозначно утверждено подписавшим его лицом.

Квалифицированная электронная подпись связана с неким органом исполнительной власти, который уполномочен её выдавать, в этом случае мы имеем официальный сертификат. Неквалифицированная подпись не требует наличия официального органа. Подписание усиленной подписью — отдельная интересная тема, но в нашем случае более интересна простая подпись, о ней и будет речь.

Далее тезисно пробегаюсь по статьям закона и своими словами пишу основные мысли:
Согласно принципам использования электронной подписи:
1) участники электронного взаимодействия сами выбирают тип используемой подписи;
2) участники сами выбирают технические средства взаимодействия;
3) если подпись создана с использованием автоматической проверки подписей в электронной системе, то подписанный ею электронным документ не может не иметь юридической силы на этом основании

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными , принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Итак, самое важное слово — соглашениями. Если у нас есть соглашение о том, что мы считаем подписанный электронной подписью электронный документ равнозначным подписанным вручную бумажным документом, значит, так и будет с юридической точки зрения.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью если ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Итак, я могу придти к выводу о том, что электронная почта является электронной подписью. Поскольку факт входа пользователя в свою почту полностью идентифицирует его, то вся информация, отправленная им по почте может считаться подписанной электронной подписью, а значит, почти что собственноручно на бумаге.

Всё, что остаётся, это добавить в договор пункты о том, что вся переписка между сторонами с указанных в реквизитах адресов электронной почты, считается подписанной электронной подписью отправителя, и стороны обязуются сохранять конфиденциальность своего ключа (то есть, пароля от почты). Тогда и сам основной договор может быть подписан электронной подписью без необходимости подписывать его распечатанную версию.

Значит, любые важные моменты можно утверждать простой перепиской по электронной почте, и юридически такое утверждение будет правомочным. Надеюсь, что у меня не сложится ситуации, в которой всё это придётся излагать клиенту с приложением скриншотов переписки, но лишними такие знания точно не будут.

504 просмотров всего, 2 просмотров сегодня

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП1) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные2);

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 3.22 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис. 3.22. Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами.

В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм — налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа — это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*