admin / 10.10.2018

Входящая корреспонденция

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

  • Выберите папку «Входящие».
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

Карточка документа «Входящее письмо»

  • Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
  • Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

  • из проекта;
  • непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

  • Выберите папку «Исходящие».
  • нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
  • Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».

Карточка документа «Исходящее письмо»

Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо:

Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

  • Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
  • Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
  • Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
  • Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
  • Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Предыдущий урок: Согласование документов.

Для сотрудника «Деловод» доступны две папки: «Входящие» и «Исходящие». Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке «Исходящие» наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

Реквизитами входящего письма непременно будут: «Корреспондент» — тот, кто вам его отправил (организация). Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля «Дата документа» и «Индекс документа».

Важно: у всех обычных (внутренних документов) есть поля «Дата документа» и «Индекс документа» . Это ваши поля, регистрационный номер и дата регистрации. Но у «Входящего письма» эти поля по смыслу отличаются, хотя и названы так же. Они несут регистрационный номер и дату, но не в вашей организации, а в той, что вам его отправила.

А поля «Индекс входящего» и «Дата входящего» будут содержать ваш регистрационный номер и дату.

Как настроить автоматическую нумерацию документов

Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле «Индекс входящего» блокировано и имеет надпись «(нумератор подключен)». Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера. Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную.

Если подключен нумератор, заполнять регистрационный номер вручную не нужно

Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку «Используемые нумераторы»:

Каждое подразделение может иметь свои нумераторы

В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию. В более простом случае только одно подразделение считается «канцелярией», и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем. Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой — Исходящими, а третией — внутренними документами (приказами, служебными записками и т.п.).

Важно: если вы создадите двух сотрудников с ролью «Сотрудник канцелярии» в одном подразделении, они будут видеть одинаковые папки Входящие, Исходящие, Служебные. Обычно это правильный подход, т.к.в отстуствии одного другой регистратор может просмотреть созданные документы, ответить на вопросы и вести единую регистрацию документов.

Задание: создайте нумератор для Приказа

Задание 7: Создайте нумератор для документа «Приказ». В простом варианте следует только заполнить его имя, и указать внизу галочкой связанный тип документа.

Создание нового нумератора

Строка формата может быть пустой — это обеспечит просто цифровую нумерацию, без префиксов или суффиксов.

Сразу после того, как нумератор создан, вы можете создать в клиенте новый приказ из-под сотрудника «Деловод» — вы должны видеть, что нумератор подключен и работает.

Важно: регистрационный номер документа может иметь текстовые префиксы или суффиксы. Это не обязательное условие, но в ряде организаций у входящих документов, может быть номер «ВХ-1056», у исходящих — «ИС-556» и так далее. Так как хранится номер в текстовом виде, сортировать по данному полю обычно бессмысленно — номера 1 и 10 будут идти рядом, несмотря на то, что между ними 9 других документов. Вместо этого сортируйте по дате создания документа, или по дате регистрации.

Урок 8: создание новых типов документов

3.2. Прием, обработка и распределение входящих, исходящих и внутренних документов

В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за иключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.

При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:

1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;

2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;

3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;

4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

5) запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования;

6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;

7) поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные – немедленно;

8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;

9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.

Документы, отправляемые из организации передаются почтовой или электрической связью

Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью электрических средств связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации, учитывающей наличие в организации технических средств и программного обеспечения.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).

Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения – входящих документов.

Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль, за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации.

Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указание на рассылку.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*