admin / 22.05.2018

Срок хранения уголовных дел

Организация хранения, сдачи в архив и уничтожения дел

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех доку­ментов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива су­да. Общей нормативной правовой базой для организации ар­хивного дела в судах общей юрисдикции является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных норматив­ных актов. В частности, архивное дело в судах должно органи­зовываться с учетом положений Основных правил работы архи­вов организаций, утвержденных решением коллегии Росархива от б февраля 2002 г.

Порядок хранения, сдачи в архив и унич­тожения дел в судах общей юрисдикции установлен в приказе Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утвер­ждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив фе­деральных судов общей юрисдикции документов, их комплекто­вания, учета и использования»).

В разделе 1 Инструкции определены общие положения ар­хивного делопроизводства в судах общей юрисдикции.

В разделе 2 Инструкции содержатся требования к оформле­нию судебных дел, производств и документов общего делопро­изводства к последующему хранению в архиве суда. В частно­сти, установлено, что решение на передачу в архив дел и мате­риалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все произ­водство по делу, материалу. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии). Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает на­чальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (сек­ретариата судебной коллегии).

Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.


В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на по­стоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники от­дела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производ­ству документы, составить их внутреннюю опись (приложе­ние 1 к названной Инструкции), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-за­верителе составляется заверительная надпись (приложение 2 к названной Инструкции). На обложке дела проставляется ин­декс дела и срок хранения.

Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судеб­ной коллегии) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного реше­ния.

В соответствии с Основными правилами работы ведомствен­ных архивов полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

— нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

— составление внутренней описи документов (приложе­ние 1);

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

— наименование суда;

— фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное на­именование статьи УК РФ, по которой лицо осуждено;

— фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование ор­ганизации), суть иска (заявления);

— даты начала и окончания дела;

— номер производства по делу;

— количество листов в деле и срок хранения дела, производ­ства.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернила­ми и четким почерком.

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники отделов дело/судопроиз­водства судебных коллегий и судов, на которых возложена обя­занность по ведению архивов.

Судебные дела и другие документы, оформленные небреж­но, с нарушением установленных требований, архивом не при­нимаются.

В разделе 3 Инструкции установлены правила проведения экспертизы ценности документов и отбора документов на уничтожение. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соот­ветствии с нормативными и методическими документами, ут­вержденными специальным уполномоченным Правительст­вом РФ федеральным органом исполнительной власти в облас­ти архивного дела.

Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения доку­ментов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценно­сти документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экс­пертная комиссия суда. Экспертная комиссия создается прика­зом председателя суда (судебной коллегии) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее трех чело­век. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должно­сти — один из судей, секретарем — работник суда, ответствен­ный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесо­образно включить представителя соответствующего государст­венного архива, для которого суд является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного архива должно приниматься председателем суда. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоян­но действующей экспертной комиссии учреждения, организа­ции, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2.

Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания эксперт­ной комиссии оформляются протоколом, который подписыва­ется председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

Находящиеся в архиве дела (наряды) и дела общего делопро­изводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судеб­ного департамента от 28 декабря 1999 г. № 171, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего де­лопроизводства к уничтожению осуществляют работники архи­ва суда.

Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к унич­тожению оформляется актом и производится только после со­ставления сводных описей дел (нарядов) постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Акты судов о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение, согласованные с экспертной комиссией суда, подлежат утвер­ждению председателем суда (судебной коллегии) только после соответствующего утверждения экспортно-проверочной комис­сией государственного архива описей дел постоянного хране­ния за этот период.

После этого суд имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установлен­ным порядком.

Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приго­воров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по ис­кам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить под­линники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. Не­востребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

Дела (наряды) и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия ор­ганизаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отве­денных для этого местах. Уничтожение документов путем со­жжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

В разделах 4—7 Инструкции определены технические вопро­сы ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдик­ции: порядок нумерации листов; порядок определения сроков хранения дел (нарядов); правила составления описей на судеб­ные дела (наряды) постоянного хранения, общего делопроиз­водства и дела по личному составу; порядок представления опи­сей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспортно-проверочной комиссии.

В разделе 8 Инструкции определен порядок передачи дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив суда, порядок их хранения и использования. Установле­но, что документы временного хранения (свыше 10 лет) переда­ются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хра­нения, по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения и по личному составу. Доку­менты временного хранения (до 10 лет) или «до минования на­добности» в архив не передаются. По истечении срока хране­ния или по миновании надобности они уничтожаются. Резуль­таты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные но­мера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела дело/судопроизводст­ва и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

Дела, по которым судебные решения не обращены к испол­нению, в архив суда не сдаются.

Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные под­разделения по служебной необходимости во временное пользо­вание с письменного разрешения председателя суда (судебной коллегии), заместителя председателя суда.

Рекомендуемые страницы:


Воспользуйтесь поиском по сайту:

По приговору окружного военного суда вещественные доказательства (пистолет, 10 патронов и 9 гильз), переданы в управление внутренних дел.

Заместитель начальника управления обратился в этот суд с ходатайством внести изменения в приговор, указав, что упомянутые вещественные доказательства подлежат уничтожению.

Постановлением судьи в порядке ст. 397 УПК РФ разъяснено, что эти вещественные доказательства подлежат уничтожению.

Военная коллегия, рассмотрев дело по жалобе осужденного, отменила постановление судьи по следующим основаниям.

Пунктами 79 и 83 Правил оборота гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 года N 814 «О мерах по регулированию оборота гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации», установлено, что изъятые либо конфискованные оружие и патроны подлежат передаче в органы внутренних дел в порядке, установленном МВД РФ. При этом оружие и патроны, изъятые и признанные вещественными доказательствами по уголовным делам, передаются после окончания рассмотрения дел в судебном порядке. Изъятые оружие и патроны, технически непригодные для эксплуатации, самодельные или переделанные, а также запрещенные к обороту на территории Российской Федерации, уничтожаются органами внутренних дел в порядке, установленном МВД РФ.

В соответствии с параграфом 18 Инструкции «О порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества органами предварительного следствия, дознания и судами», утвержденной Генеральной Прокуратурой СССР, МВД СССР, МЮ СССР, Верховным Судом СССР, КГБ СССР 18 октября 1989 года N 34/15, после разрешения дела оружие, пули, гильзы и патроны со следами оружия, признанные вещественными доказательствами, должны направляться в распоряжение соответствующего органа внутренних дел. Данный орган либо в соответствии с установленным порядком принимает решение об их уничтожении или реализации, либо об их использовании в надлежащем порядке, о чем должен быть составлен соответствующий акт, который подлежит направлению в суд.

Из этих положений следует, что суд не должен сам принимать решение об уничтожении вещественных доказательств – оружия и патронов.

Кроме того, в соответствии с п. 15 ст. 397 УПК РФ суд рассматривает вопросы о разъяснении сомнений и неясностей, возникающих при исполнении приговора. По смыслу данной нормы судья вправе разъяснить сомнения и неясности, связанные, с судьбой вещественных доказательств, если она не решена в приговоре суда. Согласно положениям п. 2 ч. 1 ст.

399 УПК РФ такие вопросы рассматриваются судом только по ходатайству осужденного.

При вынесении приговора суд в соответствии с требованиями ст. 309 УПК РФ уже разрешил вопрос о судьбе вещественных доказательств, и осужденный не обращался в суд с ходатайством в порядке ст. 399 УПК РФ.

При таких обстоятельствах с учетом требований вышеуказанных законов и нормативных актов следует признать, что отсутствовали законные основания для рассмотрения и удовлетворения судьей ходатайства представителя органа внутренних дел о внесении изменений в приговор в части уничтожения вещественных доказательств, а также был нарушен установленный ст. 399 УПК РФ, порядок, разрешения вопросов, связанных с исполнением приговора.

Определение N 4-043/03

по делу Заднепровского

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Судебный департамент при ВС РФ Приказом от 9 июня 2011 г. № 112 утвердил Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.

Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных федеральных судов общей юрисдикции.

В частности, гражданские дела по спорам, возникающим из трудовых правоотношений, хранятся 5 лет; о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина — 75 лет; о признании обмена жилыми помещениями недействительным и о принудительном обмене жилого помещения — 15 лет.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки. При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в суде и на государственное хранение не передается.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

Перечень состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать изучение Перечня работниками, ответственными за делопроизводство, и обеспечить его правильное применение в практической деятельности. При составлении номенклатур дел, а также при отборе на хранение и уничтожение документов строго соблюдать требования соответствующих статей Перечня.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*