admin / 25.05.2018

Специалист по документообороту

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Внимание

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).

1.3.

Важно

ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1.

Менеджер по документообороту обязанности

Контролирует обеспечение подразделений периодическими изданиями; 510.2.2Проводит анализ и учет поступлений периодических изданий; 510.2.3Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий; 510.2.4Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами; 510.2.5Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ; 510.2.6Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости; 510.2.7Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения; 510.2.8Осуществляет обработку и анализ электронной почты, поступающей в адрес XXX ; 510.2.9Осуществляет оформление дел по приказам и распоряжениям по ГП (не конфиденциальных); 510.2.10 Осуществляет регистрацию доверенностей.

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

  • в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
  • в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности : 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

>Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхПАО «Трест» П.П. Петров» » г.

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (ВСпоДО) административного департамента управляющей компании

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2007, N 12

“Утверждаю“:
Управляющий директор
/А. Репнин/
______________________
(подпись) дата год
“Согласовано“:
Административный директор /Т. Алексина/
______________________
(подпись) дата год
Директор по персоналу и организационного
развития /П. Гаврилов/
______________________
(подпись) дата год

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)
АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ

1. Общие положения
1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.
1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.
1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.
1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).
1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.
1.4.6. Методы оформления и обработки документов.
1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.
1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.
1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).
1.4.10. Схемы документооборота.
1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.
1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.
1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.
1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.
1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.
1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.
1.4.21. Системы мотивации.
1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:
1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.
1.5.2. Положением о документообороте компании.
1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.
1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.
1.5.6. Трудовым договором.
1.5.7. Положением о персонале.
1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.
1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.
1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.
1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности
ВСпоДО:
2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.
2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.
2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.
2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.
2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.
2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.
2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.
2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.
3. Права
ВСпоДО имеет право:
3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Ответственность
ВСпоДО несет ответственность:
4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Взаимодействие с другими структурными
подразделениями компании
ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:
5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.
5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.
5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.
5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).
5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.
“С должностной инструкцией ознакомлен(а)“:
Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании
Дата: “__“ __________ 20__ г. ________________
(Личная подпись)

Подписано в печать
25.11.2007

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*