admin / 19.06.2018

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Классификация, подшивка, хранение

При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с Типовым перечнем документов 2010 года выпуска. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли. Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.

Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения. Каждое подшитое дело непременно заносится в номенклатуру дел организации.

В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.

Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания.

Предшествующие документы

Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:

Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление. Основания могут помещаться в личное дело работника, если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру. Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)». В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.

С соответствующим содержанию заголовком оформляется и обложка дела с приказами. Например, «Приказы генерального директора ЗАО «СтройИнвест» по командированию сотрудников (длительные командировки)».

О сроках хранения документов

Почему это важно?

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы».

Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Начнем с конца.

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Учебная документация. Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения»?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности – постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг – 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду. Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков – 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности – повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации.

Постоянному хранению подлежат:

— Примерные образовательные программы;

— Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

— Договоры о повышении квалификации работников;

— Ведомости учета часов работы преподавателей;

— Списки лиц, окончивших учебные заведения;

— Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

— Графики работы учебных заведений;

— Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

— Курсовые и контрольные работы слушателей;

— Журналы учета занятий;

— Книги, журналы учета посещения занятий;

— Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено.

То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

Краткая информация:

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении.

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают, например смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д., разрабатывает и утверждает собственные формы. Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остается обязательным к применению, например кассовые документы и т. п. Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты: наименование, дата и т. п. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г.

Срок храннения приказов на дисциплинарные взыскания

Важно

Действие дисциплинарного взыскания может быть прекращено досрочно. Однако не рекомендуется уменьшать его менее чем на шесть месяцев.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания – в чем отличие от других видов приказов по личному составу К работнику, свершившему проступок, применяется дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или, как крайней меры, увольнения. Оформляются различные документы: протоколы, акты, докладные и объяснительные записки, письма-жалобы и т.

д.

Но основным является приказ.

Большинство документов, касающихся персонала, унифицированы. Они приведены к единой форме, для удобства и упрощения работы.

Однако приказы о выговоре или замечании оформляются свободно.

Это связано с тем, что нет возможности привести к единому виду все варианты нарушений, они специфичны для каждой организации.

После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

  • Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные.

    Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.

  • Систематизация по годам, месяцам и датам. Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка.

    Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.

  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка.

Следует помнить, что любая трудовая функция должна быть прописана в договоре. К дисциплинарным взысканиям относятся замечание и выговор, и они применяются за уже указанные нарушения.

Не является дисциплинарным проступком и не подлежит взысканию:

  • отказ работника выполнять личное поручение работодателя;
  • несогласие сотрудника вести общественную работу, в том числе невыход на субботники, демонстрации и митинги;
  • отказ от дополнительной работы, если эта обязанность не указана в договоре;
  • несогласие сотрудника выполнять действия, противоречащие законодательству;
  • отказ от любой работы, прямо не прописанной в трудовом договоре;
  • забастовка, если она проведена в соответствии с нормами законодательства.

Порядок наложения взыскания Наказание работника требует соблюдения четких правил.

ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора.

Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно. В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*