admin / 08.07.2018

Штатная численность, образец

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утвер­ждается руководителем организации, подпись которого заве­ряется печатью.

Необходимость создания того или иного подразделения определяется различными факторами, прежде всего списочной численностью работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения, должностные обязанности, характер распределения работы между исполнителями.

-Так, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 – 5 единиц (включая начальника) или отдел – при штатной численности работников от 6 единиц.

В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4 штатных единиц.

На частных предприятиях наиболее распространенной структурной единицей является отдел. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размыванию» ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения.

При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения предприятия необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. На основании принятой штатной численности и структуры, кадровая служба готовит штатное расписание к утверждению.

Документ «Структура и штатная численность организации» определяется учредителями при создании, реорганизации юридического лица, появлении нового вида деятельности. Он фиксируется в Уставе (Положении).

Так как рыночные отношения требуют высокой оперативности и гибкости, вопросом составления и изменения структуры, а также численности персонала занимается генеральный директор организации. Он в соответствии с экономической ситуацией на рынке, финансовым состоянием организации, видами деятельности формирует структуру, определяет численный состав, выстраивает служебные отношения. Именно он несет ответственность перед учредителями за финансовый результат. На малых и средних предприятиях генеральный директор, в своем большинстве, является учредителем.

Чаще всего в коммерческих организациях структура и штатная численность закрепляются в виде схемы (двухмерное дерево с описанием линейно-функционального типа организации), на которой показаны связи между структурными подразделениями.

В теории менеджмента существуют и другие типы организационного построения – многомерные (например, матричная или проектная). Это более сложные схемы и построение на бумаги такой структуры не возможно. Поэтому документ «Структура и штатная численность» не является обязательным для предприятия.

Существуют ситуации, когда составление данного документа может только принести вред:

  • Если это малое предприятие, достаточно разработанных должностных инструкций.
  • Все решения принимает один человек.
  • Если предприятие занимается одним видом деятельности и не стоит делить работников на отдельные группы.
  • Предприятие строится по многомерной системе.

В случае, если руководитель предприятия принял решение о необходимости документа «Структура и штатная численность» нужно соблюдать некоторые правила.

Так как унифицированной формы не существует, поэтому при составлении структуры необходимо следовать стандартам ГОСТа.

Разрабатывать структуру должен менеджер по персоналу, то есть человек, обладающий нужными знаниями, опытом, информацией о рынке, состоянии организации.

«Структура и штатная численность» согласовывается с руководителями структурных подразделений.

Данный документ служит основанием для подготовки штатного расписания.

Структура и штатная численность организации (документ, предусмотренный ОКУД, код 0252211), а также фонд заработной платы, как правило, определяются на стадии бизнес-планирования при образовании, реорганизации юридического лица или при расширении либо освоении нового вида деятельности, то есть решение этих вопросов первоначально, да и в последующем, являются прерогативой учредителей.
Структура и штатная численность предприятия может быть закреплена в уставных документах (Уставе, Положении). За исключением казенных предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, или филиалов (представительств) коммерческих предприятий, такая жесткая регламентация встречается крайне редко. В условиях рыночных отношений, жизненноважным для любого субъекта предпринимательской деятельности в любой сфере деятельности, является оперативное реагирование на происходящие на рынке изменения. Если же структура и штатная численность закреплена в учредительных документах, то изменения возможны после первоначальных соответствующих изменений этих документов и необходимой государственной регистрации таких изменений (целая процедура).
Динамика рыночных отношений требует высочайшей гибкости и оперативности, поэтому в большинстве коммерческих организаций вопрос формирования и изменения структуры, а равно и численности персонала, входит в компетенцию генерального директора.

Именно он должен определять структуру, выстраивать служебные отношения, регулировать численный состав, исходя из текущей ситуации на рынке в общем, направлений деятельности и финансового положения возглавляемого им предприятия. Он отвечает перед учредителями за конечный финансовый результат, и не должен спрашивать разрешения у кого бы то ни было на совершение необходимых организационных мероприятий, более того, в средних и особенно малых предприятиях генеральный директор сам является учредителем (соучредителем).
На практике в подавляющем большинстве средних и малых предприятий документ, нормативно закрепляющий структуру и штатную численность, либо отсутствует вообще либо имеет форму схемы, определяющей иерархию служебных связей между структурными подразделениями либо их производственную взаимосвязь (потоки информации и отчетности).
Такая схема представляет собой перевернутое двухмерное дерево и описывает линейно-функциональный тип организационного построения организации. Однако из теории управления известны и другие более сложные типы организационного построения, такие как матричная и проектная, которые являются многомерными. Соответственно схематичное изображение многомерной структуры организации на бумажном носителе (документе) практически нереально.
Исходя из того, что наличие такого документа, как «Структура и штатная численность», не обязательна для организации, в качестве совета, приведем несколько ситуаций, когда создание такого документа только может навредить делу. Не стоит документально закреплять внутреннюю структуру организации, если:

  • организация является действительно малым предприятием и достаточно разработать полные должностные инструкции для сотрудников;
  • все управление (принятие решений) сосредоточено в одних руках;
  • организация занимается одним видом деятельности и нет необходимости разбивать сотрудников на отдельные рабочие группы;
  • организация строится по многомерной системе.

Если же руководитель решил, что документ «Структура и штатная численность» необходим организации, то при его оформлении следует подчиняться следующим правилам.
Какой-либо типовой или унифицированной формы нет, поэтому правила его оформления подчиняются общим требованиям ГОСТа, то есть, он может иметь содержательную часть в виде текста, таблицы или схемы.
Разработка структуры предприятия и определение штатной численности, в лучшем случае, должна входить в обязанности директора (менеджера) по персоналу, обладающего необходимыми знаниями и опытом, а также, наверное, самое важное, информацией о рынке, состоянии фирмы и перспективами развития. Этот документ должен быть согласован с руководителями направлений (структурных подразделений).
На основании утвержденной структуры и штатной численности, отдел кадров готовит к утверждению штатное расписание.Образец схематичного
оформления структуры и
штатной численностиПример табличного
оформления структуры
и штатной численности

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*