admin / 21.03.2019

Передача дел при увольнении

Необходимость передачи дел преемнику при увольнении в трудовом законодательстве не прописана. Однако если вы хотите уйти «красиво», не поссорившись с работодателем и сохранив репутацию ответственного сотрудника, советуем хотя бы вкратце ввести преемника в курс своих дел. Итак, как передать дела при увольнении?

Организация передачи дел — это в первую очередь забота работодателя, так как передача дел осуществляется в его интересах. При этом передача дел должна быть осуществлена до окончательного увольнения работника. Работодатель не имеет права вынуждать вас прийти для передачи дел после увольнения. Попросить-то он может, конечно, но вы будете иметь полное право ему отказать. Также вы не обязаны сами подходить к руководителю и предлагать передать дела: если это действительно важно, он сам к вам подойдет.

Если же вас заранее попросили передать дела своему преемнику, советуем не отказываться: лучше уйти «по-хорошему» и оставить о себе положительное впечатление. Это может сыграть вам на руку при поиске новой работы, ведь многие кадровики любят связываться с предыдущими работодателями претендентов и уточнять указанную в резюме информацию.

Под передачей дел обычно подразумевается рассказ преемнику о тех нюансах работы, которые не указаны в должностной инструкции. Стандартная должностная инструкция содержит перечень обязанностей специалиста, а вот рекомендаций о способах и методах их выполнения не содержит. Все это постигается на личном опыте. Передача дел — это, по сути, передача наработанного опыта.

Разумеется, весь накопленный за время работы опыт передать преемнику в краткий срок не получится. Да и стиль работы у каждого свой — возможно, те приемы, которые вы считаете удобными и эффективными, ему не подойдут.

Поэтому старайтесь давать только самые важные советы объективного характера.

Стоит ли делиться с преемником своим субъективным мнением о других сотрудниках и начальстве? Если он об этом не спрашивает — нет. И даже если спрашивает — тоже нет. Не нужно в процессе передачи дел переходить на личности, новый сотрудник сам должен составить мнение о коллегах и начальстве и научиться с ними взаимодействовать. Все люди разные, и если у вас не сложились отношения с Таней из бухгалтерии, это не значит, что они не сложатся у вашего преемника.

Если по работе вам приходилось взаимодействовать с клиентами или партнерами, хорошим тоном считается предупредить их о том, что вы увольняетесь, и теперь с ними будет работать другой сотрудник. Ключевым контактам обычно сообщают это лично посредством телефонного звонка, всем остальным можно отправить письмо.

Однако не спешите предупреждать клиентов и партнеров, не посоветовавшись перед этим с руководителем: форму уведомления клиентов и партнеров (а также необходимость такого уведомления в принципе) нужно сначала обсудить с ним.

Перед увольнением проверьте, в порядке ли рабочие документы, просмотрите все папки и файлы на компьютере: понятно ли они названы, легко ли можно в них сориентироваться. При возможности в отдельном файле составьте список папок с кратким описанием их содержимого, но если у вас нет времени, делать это необязательно.

Вообще, лучше всего заранее спланировать то, как вы будете передавать дела, и затем действовать согласно плану. Это поможет вам сосредоточиться только на самых главных моментах, не отвлекаясь на детали, и сэкономить время.

Кому передавать дела, если работодатель еще не успел найти вам преемника? В такой ситуации дела передают либо коллеге, который будет временно выполнять обязанности уволенного работника, либо руководителю отдела. В этом случае все будет гораздо проще, потому что коллеги уже знакомы со спецификой работы в компании, так что вам нужно будет посвятить их только в ваш конкретный круг обязанностей.

При увольнении с работы нежелательно сжигать все мосты: кто знает, как повернется ваша жизнь. Поэтому не поленитесь хотя бы минимально ввести нового сотрудника в курс дел, тем более, что он в вашем увольнении совершенно не виноват. Но и на шею себе садиться не позволяйте: если вас просят о передаче дел в нерабочее время или уже после увольнения, вы имеете полное право отказаться.

Увольнение системного администратора Ч. 3 — передача дел

В прошлых статьях мы рассказали о рисках и угрозах при увольнении системного администратора, а также дали несколько советов, как эти риски снизить. Сегодня речь пойдет о передачи дел от старого специалиста новому.

Трудности переходного периода при смене сотрудника известны всем работодателям. Смена системного администратора не исключение: часто старый сотрудник дела уже сдал, а новый еще не принял или вообще не найден. Но даже когда инфраструктура передается с рук в руки, все не так гладко, и трудности переходного периода влияют на работу компании.

В большинстве случаев причина проблем ‑ отсутствие документации. В компаниях, где системный администратор является единственным ИТ-специалистом, необходимость в документации неочевидна как для самого сотрудника (у него все в голове), так и для руководства, поэтому ею пренебрегают. В результате после ухода старого системного администратора компанию начинает «лихорадить», пока новый специалист во всем не разберется.

Мы профессионально занимаемся абонентским обслуживанием ИТ более 13 лет и часто принимаем дела у наших коллег, поэтому осознаем проблему в полной мере.

Чтобы облегчить себе жизнь, мы составили таблицу, которая помогает получить от увольняющегося системного администратора необходимый минимум информации. Таблицу следует передать уходящему системному администратору сразу после того, как он заявил о желании покинуть компанию, и обязательно проконтролировать ее заполнение.

Ниже приведем список полей с объяснением и нашими комментариями.

Серверы и сервисы

Без подробной информации о серверах не всегда понятно, где расположены сервисы и как они взаимосвязаны.

Именно поэтому на первых порах, пока новый системный администратор во всем не разобрался, время диагностики увеличивается, а результат изменений не всегда предсказуем. Информация о серверах и службах поможет новому системному администратору быстрее принять дела и сократить длительность переходного периода.

Как это работает у нас:

Наша работа с каждым клиентом начинается с аудита ИТ-инфраструктуры. Благодаря этому, уже на начальном этапе обслуживания мы объективно оцениваем ее состояние и соответствие решаемым задачам. Наши специалисты проводят инвентаризацию оборудования, программного обеспечения и информационных систем. В рамках инвентаризации каждому объекту ИТ-инфраструктуры назначается собственный номер, определяются его основные характеристики, уточняется назначение, имеющиеся проблемы и т. д. На основании полученных данных мы выявляем проблемы и риски, определяем способы их устранения, а также составляем адекватный план дальнейшего развития.

Описание полей в таблице:

Название поля Описание
Имя сервера У каждого компьютера есть имя, которое должно быть указано здесь.
Назначение Функциональное назначение сервера: файловый сервер, 1с, сайт.
Расположение Где физически находится устройство или на каком сервере работает виртуальная машина: в шкафу второй сверху, на столе справа, server1
Версия ОС Тип и версия операционной системы: Windows Server 2012 R2, Debian 8.0.
Дополнительное ПО Установленное программное обеспечение, которое либо реализует функциональность сервера, либо имеет значение для его работы.
IP-адреса Все сетевые адреса сервера.
Удаленное управление Как подключиться к серверу для удаленного управления.
Конфигурация оборудования Краткие характеристики оборудования: информация о процессоре, объем оперативной памяти, объем дисков, RAID-массивы и т. д.
Резервное копирование Какие ресурсы сервера (файлы, папки, тома) обрабатываются с помощью системы резервного копирования данных.
Известные ошибки и решения Информация об известных ошибках в работе сервера или ПО и способах их устранения.

Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  • в инструкцию по делопроизводству:
  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия. Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

  1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
  2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
  3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
  4. Направить документацию преемнику.
  5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
  6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона. Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника.

  • В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  • уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  • длительная командировка;
  • временная нетрудоспособность;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (по различным основаниям);
  • в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  • Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны. Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел.

Создаем комиссию

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Проверяем документы

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.

Обязательные документы кадровой службы

Документ

Ссылка на нормативный правовой акт

Срок хранения

Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189, 190 ТК РФ 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
Положение об оплате труда Ст. 135 ТК РФ
Трудовой договор Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст.

6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет

Штатное расписание Ст. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Постоянно (ст. 32 Перечня)
График отпусков Ст. 123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 356 Перечня)
Личная карточка работника Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Ст. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 281 Перечня)
Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9) 50 лет (ст. 358е Перечня)
Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)
Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:

С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе?

Елена ПОПОВА,
инспектор отдела кадров (г. Челябинск):

– Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи. Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать.

Ирина БЕЛОВА,
секретарь-кадровик (г. Казань):

– Не могли найти образец акта приема-передачи. Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто.

Ольга ДЕРЖАВИНА,
инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край):

– Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Составляем акт

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42).

Внимание: трудовые книжки!

Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно. Создание его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы. В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»).

Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных. Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225).

Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится). В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; серию и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками (образец на стр. 44).

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда. Руководителю организации гарантирует наименьшие неудобства при смене кадровика в организации и сохранность кадровой документации.

* Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком хранения документов, указанных в таблице, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные или муниципальные архивы или храниться в организации.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*