admin / 07.09.2018

Печать в трудовой книжке

Какую печать нужно ставить в трудовой книжке

Поэтому при допущении ошибки, даже после исправления рекомендуется выдать владельцу книжки справку, подтверждающую его стаж в данной организации, для последующего предъявления в Пенсионный фонд РФ. Как быть, если она поставлена не туда? Изменение места удостоверяющего оттиска может быть несущественным – со сдвигом в стороны, вверх или вниз. При этом правоспособность записи не снижается и прецедент не является ошибкой.

Если же перепутана страница, то следует оставить неверно поставленную печать в том месте, где она ошибочно поставлена, а в надлежащем месте поставить новую, с соблюдением требующихся нормативов законодательства. Здесь так же нужно выдать справку о подтверждении трудового стажа владельца книжки.

Печать имеет место быть в записи о награждении работника или о его поощрении. В случае если работник повысил свою квалификацию, также используется печать для внесения записи в трудовую книжку на общих основаниях. А также — в случае вшивания вкладыша. Образец печати в трудовой книжке: Какая она должна быть? В организации могут находиться от одной и до пяти штук печати, которые используются в зависимости от их целевого назначения.

Но самыми распространенными видами печатей считаются общая печать организации и печать для документов. Последняя, как правило, находится у сотрудников отдела кадров. Именно они проставляют на данную печать на всю приходящую и уходящую документацию. Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

С момента отмены печатей в трудовых книжках прошло уже полтора года, а у работодателей и их сотрудников остаются вопросы и сомнения. Попробуем их разрешить.

Разберемся, вправе ли все организации отказаться от использования печатей в трудовых книжках? Что по этому поводу говорят законы и подзаконные акты?

Зачем «потеснили» круглую печать?

6 апреля 2015 года был подписан Федеральный закон № 82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Правовой акт вступил в силу с момента публикации, с 7 апреля 2015-го. Основной его посыл: с данной даты организации (АО и ООО) могут принимать самостоятельные решения, иметь ли им печати.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр. Прежде чем разобраться, как это новшество повлияет на заполнение трудовых книжек, требуется ли сейчас печать в трудовой книжке при приеме на работу, добавим ясности в вопрос мотивации законодателей.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Нестыковки и вопросы остаются

Цель понятна, но вопросы остаются, поскольку пока что одни правовые акты противоречат другим, требуется их «синхронизация». Особенно в части процесса ведения записей в бумажных вариантах документов, в том числе, трудовых книжек.

Обязать ООО и АО использовать печать или дать право не применять ее может лишь федеральное законодательство. Однако в ныне существующих федеральных законах попросту отсутствует требование использования печати для заверения записей в трудовой книжке. Значит, нет и такой строгой правовой обязанности?

Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты:

  • аб. 2 п. 2.2, аб. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
  • аб. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003;
  • Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Разъяснения Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции.

На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Итак, коротко, в чем суть пояснений Министерства?

  • если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
  • то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
  • адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Можно ли ставить штамп в трудовых книжках?

Ведение документации на предприятии, включая заполнение трудовых книжек, всегда облегчалось штампами. Они позволяют не вписывать от руки название организации, дату, должность ответственного за заполнение книжек и его ФИО. Но не давно в Роструд поступило обращение с вопросом: а может ли организация заполнять трудовые книжки работников, пользуясь штампами. А именно ставить штамп с полным и сокращенным наименованием, чтобы не вписывать его от руки. Ведомство ответило утвердительно – письмо №1922-6-1 от 19 августа 2015 года.

При этом авторы письма отметили: использование штампов при внесении записей в трудовую (а именно о наименовании организации) не регламентировано ни Инструкцией по заполнению, ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Но упоминание о штампе есть в 39 пункте Правил ведения трудовых. В нём сказано, что штамп используется при выдаче вкладыша.

В трудовой книжке наименование организации (полное и сокращенно при наличии) указывается в «Сведениях о работе» — заголовок в графе 3, согласно пункту 3.1. Инструкции по заполнению. Имеется и общее правило (пункт 1.1 Инструкции): записи делаются ручкой (перьевой, гелевой, шариковой) без сокращений. Почему же специалисты Роструда пришли к выводу, что использование штампа допустимо. Представители ведомства полагают, что применение штампа не является нарушением, если на нём имеются полное и сокращённое наименование работодателя. Его можно приравнять к записи, сделанной ручкой.

Напомним, что Правила ведения трудовых утверждены постановлением Правительства России в 2003 году (№225). Инструкция по заполнению утверждена постановлением Минтруда РФ также в 2003 году (№69).

Учитывая, что в последнее время все госучреждения переходят на электронный документооборот, разрабатывают и внедряют электронные сервисы для граждан. Учитывая нововведения в законодательстве России, подготавливающие юрлиц к использованию электронной цифровой подписи. Бюрократические проволочки, наконец, начали изживать себя. Время не стоит на месте, а прогресс действительно способен облегчить жизнь современного человека (не только служащих госучреждений, но и их клиентов). Нет смысла ставить организациям препоны в виде требований о чётком соблюдении устаревших правил и инструкций. Наоборот, их следует обновить.

Ещё раз обратим внимание читателя: есть условие, при котором применение штампа вместо собственноручной записи в трудовой не будет считаться нарушением. Штамп должен отражать полное наименование организации и сокращённое при наличии такового.

Рассматриваемое письмо Роструда было составлено для ответа на обращение организации. В нём были и другие вопросы: будет ли нарушением, если штамп содержит и другие сведения (адрес, телефон, ИНН). Ведомство ответило только на основной вопрос, поскольку он входил в компетенцию Роструда.

Письмо подписано врио заместитель начальника Управления, начальника отдела юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда – Гуриной О.А.

Многоцветные печати — правомерно ли их использование?

На сегодняшний день не существует нормативно-правовых актов Российской Федерации об организации документооборота в бухгалтерском учете, которые бы предъявляли требования к цвету оттиска печатей и штампов организаций и ИП.
Федеральные законы об ОАО, ООО, НКО определяют только требования к форме и содержанию печатей.
Указание ЦР РФ от 21 июня 2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттика печати» говорит только о том, что «оттиск печати должен быть четким».
Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации № 2-П от 3 октября 2002 г. также говорит только то, что «Оттиск печати должен быть четким», хотя более ранняя редакция этого документа (8 сентября 2000 г. № 120-П) гласила, что оттиск печати должен быть черного, синего или фиолетового цвета.
Действующий в настоящее время Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28, также не содержит указание на допустимость применения каких-либо определенных цветов оттиска печати.

Таким образом, специальных требований к цвету оттиска печатей, проставляемых на документах, а именно прямого запрета использования других красителей, кроме черного и синего цветов, законодательством не установлено.
Теория — это теория, а интересно, как это работает на практике?
С целью упрощения работы с клиентами, компания «Полиграфыч» сделала запрос в Центральный Банк Российской Федерации, насколько правомерно использовать многоцветные печати. Ответ был дан однозначный: «Положение Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.2002 № 2-П не устанавливает требований в отношении цветовой гаммы оттисков печатей, применяемых при оформлении расчетных документов, представляемых в банк. Учитывая отсутствие в действующем законодательстве и нормативных актах Банка России требований к цветовой гамме печатей юридических лиц, Банк России считает возможным использование юридическими лицами печатей независимо от цвета при условии их четкости».

Некоторые работодатели не обязаны иметь печать в силу закона (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Легитимно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как в таком случае заверять внесенные в них записи?

Возможно ли отсутствие печати в трудовой книжке?

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для него основной.

На титульном листе формы трудовой книжки (утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление)) предусмотрено место для печати. В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление)) (далее — Правила) при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ) обязательность применения круглой печати юридическими лицами отменена. Исключением являются случаи, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.

В связи с масштабным внедрением в делопроизводство электронной подписи, а также учитывая, что наличие печати на документе не всегда может говорить о ее достоверности, было принято решение о необязательности печати в организациях при оформлении различных документов. В связи с этим возникли вопросы: возможно ли отсутствие печатей в трудовых книжках работников, и как должны заверяться внесенные в них записи.

В соответствии с пунктом 4 Постановления давать разъяснения по вопросам применения Правил уполномочено Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации. На этом основании ведомство выпустило «Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”» (утв. приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 589н (далее — Разъяснение)).

Согласно указанному Разъяснению проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в некоторых других случаях (абз. 1 п.

35, абз. 4 п. 41 Правил) осуществляется при наличии печати.

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Правила заполнения трудовой книжки на примерах

Далее на примерах приведем основные правила заполнения трудовой книжки.

Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней. При приеме на работу граждан, у которых ее пока нет, нужно заводить новую трудовую книжку. Трудовая книжка состоит из трех частей:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждении.

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения (число, месяц, год);
  • образование, профессию, специальность.

Эти записи делают на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или других документов, которые подтверждают наличие специальных знаний (например, аттестата).

В нижней части титульного листа ставят дату заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать (при ее наличии) организации. Если печать в организации отсутствует, внесенные сведения заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Раздел «Сведения о работе» состоит из нескольких граф:

  • графа 1 «Номер записи»;
  • графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;
  • графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;
  • графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка пишут полное наименование организации. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название. Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносят в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или об увольнении работника. Все эти записи вносят в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа проставляют в графе 4. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.

Пример

В ОАО «Заря» 06.02.2017 принята на должность бухгалтера А.А. Иванова. Запись в трудовой книжке приведена ниже.


Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его

Если сотрудник увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.

Необходимо отметить, что сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку только по желанию работника.

Запись об увольнении сопровождают ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса Российской Федерации, по которым увольняется работник. Ее заверяют печатью организации (при ее наличии) и подписью работника, который отвечает за ведение трудовых книжек.

Если печать в организации отсутствует, внесенные сведения заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.

Из ОАО «Заря» 20.01.2017 по собственному желанию уволилась И.И. Сидорова. Запись об увольнении будет выглядеть так, как показано ниже.


Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его

Версия для печати

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*