admin / 26.05.2018

Организация делопроизводства с нуля

Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) вне зависимости от формы собственности, вида деятельности, количества персонала и финансового оборота.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

  • приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
  • штатного расписания;
  • табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

  • оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
  • оформление справок с места работы;
  • подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3)

  • ведение личных карточек персонала и личных дел;
  • ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
  • ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
  • ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

  • отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);
  • отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);
  • отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);
  • отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
  • отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
  • отчет 5-ПН (отчет по уволенным);
  • отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

  • соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
  • соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
  • своевременность и правильность оформления увольнений;
  • своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
  • полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
  • соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
  • соблюдение нормативов по охране труда;
  • периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
  • других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством Украины. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства на предприятии осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины.

Архив документов. Делопроизводство и документооборот.

Архив – это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело – документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая,установленными правилами подготовка к хранению документов.

Делопроизводство и документооборот

Термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и др.

часто используют как синонимы для пропаганды тех или иных решений и технологий.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей программных средств и пользователей по всем, даже самым простым, вопросам.

Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и месте делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями малого и среднего бизнеса. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство – комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла – архивное хранение.

Таким образом, на сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

Услуги в рамках кадрового делопроизводства:

  1. Кадровый аудит – оценка оформления и ведения кадровой документации на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации. На основании проведенной экспертизы нашими специалистами будут подготовлены:
  • Письменное экспертное заключение.
  • Оценка рисков компании.
  • Рекомендации по устранению выявленных нарушений.
  • Рекомендации по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.
  • Разработка и восстановление кадровой документации — создание недостающих документов кадровой службы с учетом специфики работы, задач Клиента и требований действующего трудового законодательства на основании проведенного Кадрового аудита.
  • Ведение кадрового делопроизводства на абонентской основе – составление и учет кадровой документации в полном объеме. Мы возьмем на себя обязанности по непрофильному для Вас направлению, что позволит Вам сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах.
  • Отдел кадров в нашем офисе — хранение кадровой документации и работа с персоналом ведется в офисе Исполнителя. Эта услуга идеально подойдет для организаций с существующим недостатком рабочей площади. Хранение документов ведется в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.
  • Горячая линия — консультационное сопровождение по вопросам трудового права. Наши специалисты готовы оказать Вам помощь по вопросам любой сложности. Консультации предоставляются как устно, так и в письменном виде, с подробным описанием алгоритма действий, с ссылками на законодательные акты. В рамках абонентского обслуживания предоставляется бесплатно.
  • Постановка кадрового делопроизводства с нуля – разработка обязательного для ведения пакета документов, начиная с трудового договора и заканчивая правилами внутреннего трудового распорядка. Если Ваша компания только начинает свою работу, ООО «Ростов Консалтинг» поможет Вам сразу позаботиться об оформлении трудовых отношений с сотрудниками и быть уверенными в правильности своих действий и в соответствии кадровых документов трудовому законодательству.
  • Кадровое делопроизводство – трудоемкий и ответственный процесс. Кадровая служба должна служить руководителю гарантом соблюдения действующего законодательства и действенным инструментов в управлении персонала, позволяющего достичь максимального результата в бизнесе. Как и любой бизнес-процесс, кадровое делопроизводство можно разбить на компоненты. Результативность работы отдела персонала зависит от его четкой, грамотной и слаженной работы.

    Бизнес-процесс кадрового делопроизводства:

    Бизнес-процесс кадрового делопроизводства:

    1. Прием на работу:
    • Ознакомление с локальными нормативными актами:
      • Правила внутреннего трудового распорядка;
      • Положение об оплате труда;
      • Положение о защите персональных данных;
      • Должностная инструкция и т.д.
    • Мероприятия по охране труда:
      • Вводный инструктаж;
      • Первичный инструктаж.
    • Оформление кадровой документации:
      • Заключение трудового договора;
      • Издание приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а;
      • Заполнение личной карточки формы Т-2;
      • Формирование личного дела;
      • Внесение записи в трудовую книжку.

  • Перемещение:
    • Ознакомление с должностной инструкции (при переводе на другую должность).
    • Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
    • Издание приказа о перемещении формы Т-5 или Т-5а;
    • Внесение записи в личную карточку формы Т-2;
    • Повторный/целевой/внеплановый инструктаж по охране труда при необходимости;
    • Внесение записи в трудовую книжку.
  • Увольнение:
    • Личное заявление, уведомления, дополнительное соглашение к трудовому договору (в зависимости от статьи увольнения);
    • Издание приказа об увольнении формы Т-8 или Т-8а;
    • Расчет неиспользованных дней ежегодного отпуска;
    • Внесение записи в личную карточку формы Т-2;
    • Внесение записи в трудовую книжку.
  • Отпуска (без оплаты, ежегодные, дополнительные, по беременности и родам, по уходу за ребенком), листки нетрудоспособности, командировки:
    • Составление графика отпусков с учетом специфики производственного процесса и преимущественных прав некоторых категорий работников;
    • Издание приказа о предоставлении отпуска Т-6 или Т-6а, внесение сведений в личную карточку формы Т-2;
    • Подсчет стажа для оплаты листков нетрудоспособности;
    • Оформление пакета документов, подтверждающих нахождение работника в командировке;
    • Оформление документов в случае травмы на производстве (акт формы Н-1, служебное расследование и т.д.).
  • Применение мер дисциплинарного взыскания:
    • Фиксация факта дисциплинарного проступка (докладная записка, акт, решение комиссии);
    • Получение объяснений от работника, допустившего нарушение;
    • Оформление приказа о применении взыскания.
  • Поощрение за труд:
    • Представление к поощрению;
    • Оформление приказа о поощрении;
    • Внесение записи в трудовую книжку.
  • Ведение военно-учетного стола:
    • Уведомление военкоматов о приеме/увольнении военнообязанных граждан;
    • Бронирование;
    • Сверка с военкоматом.
  • Ведение журналов и книг учета:
    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    • Журнал регистрации трудовых договоров.
    • Журналы учета приема, перевода, увольнения работников.
    • Книга учета приказов о приеме.
    • Книга учета приказов о перемещении.
    • Книга учета приказов об увольнении.
    • Книга учета приказов о предоставлении отпусков.
    • Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.
  • Разработка локальных нормативных актов:
  • Наименование документа

    Его обязательность с точки зрения трудового законодательства РФ

    Правила внутреннего трудового распорядка по компании

    Обязательно

    Положение о персональных данных работников

    Обязательно

    Положение об оплате и премировании труда работников компании

    Обязательно

    Вводный инструктаж по охране труда

    Обязательно

    Положение об охране труда с инструкциями по каждой профессии

    Обязательно

    Вводный инструктаж по пожарной безопасности

    Обязательно

    Трудовые договоры и должностные инструкции

    Обязательно

    Положение о мобильной связи

    Желательно, для контроля расходования денежных средств компании, для налоговой безопасности

    Положение о командировках

    Желательно в случае, если в компании есть работники, направляемые в командировку

    Перечень профессий и должностей, подлежащих обязательному медицинскому осмотру

    Обязательно

    Положение о коммерческой тайне

    Желательно, если компания имеет целью установить режим коммерческой тайны

    Вот примерный функционал и порядок действий работника кадровой службы.

    Это его ежедневный, кропотливый и ответственный труд. Но работа отдела кадров не бывает монотонной и скучной! Жизнь преподносит свои сюрпризы в виде прогулов работников, сокращения штата, изменений условий труда и т.д. Потому, специалист по кадрам должен обладать твердыми знаниями трудового законодательства и умениями их правильно толковать и применять на практике. Проверьте свою кадровую службу сегодня, чтобы доверять ей завтра!

    Обратившись в ООО «Ростов Консалтинг», вы всегда будете уверенны в профессиональном, актуальном, своевременном и ответственном ведении кадрового делопроизводства.

    Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

    Ливена С.В. / «Пакет Кадровика» kadrovik-praktik.ru
    Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

    Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

    1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
    Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
    ________________________________________

    2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
    ________________________________________

    3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.Список таких документов есть здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad…my/TS1.php
    Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

    Обязательные документы:

    — Учредительные документы
    — Трудовые договоры
    — Штатное расписание (форма Т-3)*
    — Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
    — Правила внутреннего трудового распорядка
    — Документ о защите персональных данных работников (положение)
    — График отпусков (форма Т-7)*
    — Личные карточки (форма Т-2)*
    — Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
    — Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
    — Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров.
    — Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
    — Трудовые книжки
    — Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

    Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
    — Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
    — Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
    — Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
    — Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
    — График сменности обязателен при наличии сменной работы.
    — Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
    — Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
    ________________________________________

    4. Оформляем директора
    Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

    Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
    ________________________________________

    5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
    Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
    Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь — Шаблон штатного расписания. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
    ________________________________________

    6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
    ________________________________________

    7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
    ________________________________________

    8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
    ________________________________________
    9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
    ________________________________________

    Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

    FILED UNDER : Статьи

    Submit a Comment

    Must be required * marked fields.

    :*
    :*