admin / 15.12.2018

Оформление должностной инструкции

Содержание

Должностные инструкции — одна из основных разновидностей корпоративных письменных нормативных документов. Кроме них, существуют еще положения о структурных подразделениях и регламенты выполнения рабочих операций.

Главные достоинства любого нормативного документа — краткость и ясность. Двусмысленный или противоречивый документ невозможно будет исполнять. Пользоваться им тоже будет неудобно: утомительно читать, трудно ориентироваться, легко запутаться и пропустить что-то важное. Однако в некоторых организациях они именно такие!.

Самое главное назначение должностной инструкции — объяснить подчиненному, что от него требуется. Все остальное необходимо вычеркнуть! Должностная инструкция не может мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей! Способы мотивации придется разрабатывать руководству или службе персонала отдельно. Должностная инструкция избавит руководство от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности своих подчиненных.

В должностную инструкцию не следует включать призывы, пожелания, красочные обороты. Положения необходимо формулировать просто и ясно. Составляя нормативные документы, важно придерживаться единого стиля в формулировке основных положений.

Данный документ обязательно должен объяснять цели действий сотрудников, а вот средства достижения их расписывать необязательно — они найдут их сами в процессе выполнения работы. Кроме этого, цели должности должны быть одного масштаба и не противоречить друг другу. Чтобы сохранить ясность и лаконичность документа, лучше избегать указания второстепенных и побочных целей. Они и так подразумеваются при достижении основных!

В отличие от целей, задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Они должны позволить сотрудникам через определенное время отчитаться о выполненной работе.

Часто формулировка задач определяет форму отчетности подчиненных. Нельзя забывать, что каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач, а каждая задача может вести к достижению нескольких целей. А вот задач, которые не вели хотя бы к одной из ранее поставленных целей, не должно быть вовсе!

Функции должности, следующие за задачами, соотносятся с ними таким же образом, как задачи с целями. Они являются непосредственными конкретными задачами специалиста и одновременно частью единой целостной функциональной системы организации или предприятия.

Составляя должностные инструкции, необходимо учесть нештатные ситуации, ситуации ЧП и прописать указания в подобных случаях.

Данные рекомендации позволят сделать важные нормативные документы ясными и удобными для исполнения и контроля.

Форма должностной инструкции.

Название компании УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(Дата утверждения)

(Населенный пункт)

(Наименование должности)

(Наименование структурного подразделения)

Общие положения

Основной целью деятельности (наименование должности) является (цель/цели деятельности).

(Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности приказом руководства (название компании)

(Наименование должности) подчиняется непосредственно (наименование должности вышестоящего должностного лица).

(Наименование должности) руководит работой (наименование должностей нижестоящих сотрудников).

Обязанности (наименование должности) на время его отсутствия (отпуск, болезнь) возлагаются на лицо, назначенное руководством Департамента, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

(Наименование должности) замещает (наименование должности замещаемого сотрудника).

(Наименование должности) в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, настоящей инструкцией, трудовым договором, приказами и распоряжениями руководства (название компании), а также непосредственного руководителя.

Обязанности

На (наименование должности) возлагаются следующие обязанности: (перечень задач, возлагаемых на сотрудника.)

Требования

На должность (наименование должности) назначаются лица, имеющие (перечень требований к образованию, квалификации, опыту и т.д.)

(Наименование должности) должен знать: (перечень нормативных актов и других документов и материалов, а также вопросов и процедур, знание которых необходимо для надлежащего выполнения обязанностей).

Права

(Наименование должности) имеет право: (печень прав сотрудника, предоставлемых ему для выполнения поставленных перед ним задач).

Ответственность

(Наименование должности) несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав в соответствии с действующим законодательством РФ, трудовым договором и настоящей инструкцией.

  • Формуляр и структура текста должностной инструкции
  • Содержание должностной инструкции. Раздел «Общие положения»
  • Разделы «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и «Взаимоотношения»

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Закрытое акционерное общество
«Дельта»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
20.09.2003
Москва

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи
С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил.
Личная подпись работника
Дата
Расшифровка подписи

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции — это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет » и т. д.

Содержание должностной инструкции. Раздел «Общие положения»

Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее — Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

Требования к квалификации — в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности.

Источником для их установления служат разделы «Должен знать» и «Должен уметь» Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

Разделы «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и «Взаимоотношения»

В разделе II «Функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

В разделе III «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.

Инспектор отдела кадров обязан;

1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),

2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.

3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.

4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.

5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору

6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,

7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.

Раздел IV «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел V «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

В разделе VI «Взаимоотношения (связи по должности)» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Несмотря на то, что должностная инструкция — документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

К дополнительным разделам относится и разд. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: «Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год»), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Федеральное агентство по образованию

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Институт управления, информации и бизнеса (НОУ ВПО «MIBI»)

Кафедра документоведения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документоведение»

Требования к составлению и оформлению должностной инструкции (на примере должностной инструкции секретаря-рефеента)

Выполнила студентка 3 курса

Группа

Форма обучения

Студенческий билет

Преподаватель

Проверил

Ухта 2010

Введение

1 Должностная инструкция: порядок оформления

1.1 Составление и корректировка

1.2 Рекомендации по составлению должностных инструкций

1.3 Формальные признаки

2 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

3 Организация работы секретаря-референта

Заключение

Список использованных источников

Приложение A

Введение

Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации. В связи с данным положением актуальны ряд вопросов:

1. Что такое должностная инструкция?

2. Каково предназначение должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки и анализа должностной инструкции.

Исходя из актуальности, целью работы будет являться: анализ должностной инструкции. Также составим примерную должностную инструкцию секретаря-референта, чтобы более ясно понять каким образом она должна выглядеть и что она должна нести в своем содержании.

То есть можно сказать, что основная задача это теоретическое изучение должностной инструкции.

1 Должностная инструкция: порядок оформления

Одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы, является должностная инструкция для сотрудников. Должностная инструкция — внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, а так же квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, функциональные обязанности, права, ответственность и иногда поощрение работника. Конечно, компания может ее и не составлять — претензий со стороны трудовиков не последует. Однако иногда инструкция все же может очень пригодиться, например, при конфликтах с работниками или в битвах с налоговиками за расходы.

По мнению Роструда, должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Такая инструкция необходима в интересах обеих сторон трудовых отношений, так как в данном документе зачастую содержатся дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника. При его отсутствии становится невозможно сделать следующее: обосновать отказ в приеме на работу; объективно оценить деятельность «новобранца» в период испытательного срока; распределить трудовые функции между сотрудниками; временно перевести сотрудника на другую работу; оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Впрочем, данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений по причине несоставления указанного документа.

1.1 Составление и корректировка

Основанием для заполнения содержательной части должностных инструкций служит Квалификационный справочник1 должностей руководителей, специалистов и других служащих. Содержащиеся в нем квалификационные характеристики состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». Следует отметить, что справочник носит рекомендательный характер и призван облегчить решение вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций.

В то же время порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Корректировка может быть связана с изменением обязательных условий трудового соглашения. При этом работник должен быть заблаговременно письменно уведомлен о грядущих переменах. Только после того, как штатный сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Если инструкция является приложением к трудовому контракту, целесообразно вносить изменения в данный документ путем подготовки дополнительного соглашения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

В случае, когда должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и ее корректировка не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить документ в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Как правило, инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, а второй хранится в отделе кадров.

1.2 Рекомендации по составлению должностных инструкций

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

1.3 Формальные признаки

В ходе разработки должностной инструкции и при внесении в нее изменений важно уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст. «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Обязательные реквизиты инструкции определяются согласно разделу 2 ГОСТа Р 6.30-2003.

К ним относятся:

наименование организации — разработчика документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа — номер, присвоенный ему по правилам регистрации документов в организации. Регистрационный номер должностной инструкции может включать индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа (например, «д/и»), информацию об исполнителе документа и др.;

место составления или издания документа;

гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную словесно-цифровым способом);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором (разработчиком) документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами;

визы согласования документа;

отметка о заверении копии документа;

отметка об исполнителе;

идентификатор электронной копии документа.

Проекты разрабатываемых инструкций направляются на внутреннее согласование всем заинтересованным должностным лицам. Замечания (предложения) по проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации. По этой причине ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. По усмотрению организации документ может визироваться полистно.

2 Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

Должностная инструкция. Правила оформления

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция составляется для того, чтобы не возникали споры, конфликтные ситуации в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

Этот документ разрабатывается кадровой службой или руководителем подразделения, согласовывается с юрисконсультом организации, утверждается руководителем и разрабатывается на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора организации.

ДИ для руководителей подразделений не разрабатываются – их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подразделении.

Она оформляется на общем бланке организации.

Задачи должностной инструкции:

1. Облегчение адаптации нового сотрудника.

2. Установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции должны включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника.

3. Предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, то появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности работником, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Документ подписывается в двух экземплярах, первый – остается в организации, второй экземпляр отдается сотруднику, подписавшему должностную инструкцию.

Составлять должностные инструкции для негосударственных компаний не является обязательством. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений.

Если должностная инструкция не оформляется в организации, то должностные обязанности нужно указать в трудовом договоре.

Формуляр ДИ

Должностная инструкция делопроизводителя скачать

Должностная инструкция документоведа скачать

Все слышали о том, что такое должностная инструкция. Но совсем немногие знают, как ее правильно составить.

Сразу оговоримся, что обычные фирмы не обязаны составлять должностные инструкции для своих сотрудников. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений. Однако наличие таких инструкций может облегчить жизнь любой фирме.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Именно в соответствии с этим документом руководство может оценить работу сотрудника.

Чиновники Госкомэкологии рекомендуют соблюдать соответствие между правами руководителя и обязанностями подчиненного (первые должны подтверждаться вторыми). А также следить за обратным соответствием – реализация прав подчиненного обеспечивается обязанностями руководителя. Кроме того, ответственность руководителя не должна включать в себя ответственность подчиненного.

Начинать разработку должностных инструкций советуют с создания их проектов. Такие проекты должны составляться руководителями для своих подчиненных. Это связано с тем, что руководители подразделений и отделов как никто другой знают работу своих подчиненных, могут грамотно организовать их труд и равномерно распределить обязанности между ними.

Следует обратить внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

  • «Квалификация». В этом разделе указывается квалификация, необходимая для выполнения данной работы;
  • «Обязанности». Этот раздел представляет собой максимально конкретизированные функции сотрудника, его должностные обязанности. Для наглядности их следует описывать глаголами действия, например выполнять, начислять, обрабатывать, контролировать;
  • «Права». Обязанностям должны соответствовать определенные права сотрудника: например, какие ресурсы (трудовые, материальные, информационные) и в каком объеме он может использовать для выполнения своей работы, какие действия ему разрешены;
  • «Ответственность». Здесь нужно указать, что работник отвечает за невыполнение своих обязанностей, со ссылкой на законодательство, которое определяет вид и меру ответственности в каждом случае;
  • «Взаимосвязи работника». Это, по нашему мнению, необязательный раздел. Однако чиновники рекомендуют вставить его в должностную инструкцию. Кроме того, он достаточно важен для инструкции бухгалтера – в нем можно указать, какие документы и от кого он может требовать. Для всех остальных работников в этом разделе нужно описать их связи с другими сотрудниками (по каким вопросам, в какие сроки, при каких условиях, формы связи и т. д.).

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. И только после этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

Проект должностной инструкции бухгалтера, работающего с кассой и банком, может выглядеть так.

Пример

Должностная инструкция бухгалтера

Утверждаю

Директор ООО «Актив»

15 апреля 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера ООО «Актив».

1.2. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка в организации.

2. Квалификация

2.1. Для выполнения своих должностных обязанностей бухгалтер должен знать:

  • законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, гражданское и трудовое право;
  • порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
  • методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
  • порядок ведения кассовых операций и учета операций по расчетным и валютным счетам;
  • правила проведения инвентаризации.

2.2. Бухгалтер должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе программами по бухгалтерскому учету.

3. Обязанности

3.1. В обязанности бухгалтера входит:

  • выполнение работы на порученном участке бухгалтерского учета;
  • отражение в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;
  • контроль движения денежных средств в кассе и на банковских счетах предприятия;
  • оформление платежных поручений и своевременное представление их в банк;
  • соблюдение трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности.

3.2. В случае производственной необходимости приказом директора на бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения и размера денежной компенсации.

4. Права

4.1. Бухгалтер имеет право:

  • требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей;
  • заказывать служебный автомобиль для поездки в обслуживающий банк.

5. Ответственность

5.1. В соответствии с положениями Трудового кодекса бухгалтер несет ответственность:

  • за невыполнение своих должностных обязанностей;
  • за невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации предприятия;
  • за несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии;
  • за умышленную порчу материальных ценностей;
  • за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну.

С инструкцией ознакомлен: 16 апреля 2004 г. А.А. Смирнов (подпись) (Ф.И.О.)

Подробности и польза от них

Если вы составляете, например, должностную инструкцию для бухгалтера, работающего на участке расчета зарплаты, начисления «зарплатных» налогов и расчетов с подотчетными лицами, то в разделе «Квалификация» вы можете подробно расписать, что он должен знать.

В частности, конкретные главы Налогового кодекса, бухгалтерский и налоговый учет затрат, нормативы и правила списания командировочных расходов и т. д. В разделе «Обязанности» для такого бухгалтера также подробно расписываются функции, которые на него возлагаются: начисление зарплаты, контроль расходов подотчетных лиц, проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, начисление налогов и т. д.

Таким же образом следует поступать с каждой должностной инструкцией – чем подробнее вы опишете требуемые знания и перечень обязанностей, тем лучше. Дело в том, что в ряде случаев это может оказать вам добрую услугу. Например, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии грамотно составленной для него должностной инструкции оштрафуют не фирму, а только продавца. Поскольку фирма в данном случае сделала все возможное, в частности должностной инструкцией обязала продавца применять ККМ (постановление ФАС Московского округа от 1 декабря 2003 г. № КА-А41/9492-03-П).

Кроме того, если вы хотите оплачивать обучение своих сотрудников и не удерживать с них НДФЛ, нужно доказать, что сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо фирмы. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*