admin / 05.06.2018

Локальные акты по 44 ФЗ

Регламентирование закупок

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов: проработанных правил проведения закупок, квалифицированных специалистов, осуществляющих работу с контрагентами, и органа, осуществляющего их объективный выбор.

Как мы уже отмечали, возможны разные схемы построения системы закупок. Наиболее общей, реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, является трехэлементная схема “заказчик/закупщик/контролер” (один из ее вариантов см. на рис. 1.6.).

Рис.

1.6. Взаимодействия в ходе закупки

Заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие, как котировочная или конкурсная документация). Материалы представляются на утверждение конкурсной комиссии.

После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В “минимальный” набор входят:

  • Положение о закупках.
  • Регламент проведения закупок. · Положение о конкурсной комиссии.
  • Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь — о назначении членов комиссии).

а также

  • Типовая конкурсная документация, методические материалы и т.

    п.

Положение о закупках

Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения.

Положение о закупках обычно состоит из следующих разделов:

  1. Общие положения (сфера и порядок применения данного положения).
  2. Список терминов и определений (раскрытие всех используемых терминов и определений).
  3. Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).
  4. Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).
  5. Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).
  6. Методы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).
  7. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.). Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:
  8. Конкурсная комиссия (регламент ее работы). и
  9. Заключительные положения (увязка положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).

Регламент проведения закупок

Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решения.

Образно говоря, если положение о закупках задает стратегию закупок, то регламент отвечает за тактику. Положение описывает, какой способ закупки в каком случае применяется, и как происходит выбор контрагента. Регламент задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки (см. пример 1.4.).

Пример 1.4. Две стороны одной медали (Положение и регламент закупок).

Положение о закупках компании “Х”

Глава 4. Способы закупок и условия их использования

4.5. Условия использования закупок из одного источника

4.5.1. Компания может проводить закупки из одного источника, когда:

  • требуемая продукция имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, или он обладает исключительными правами в отношении данной продукции, и не существует никакой разумной альтернативы или замены;
  • существует срочная потребность в продукции, и проведение конкурсных процедур или использование любого другого способа закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть
  • вследствие чрезвычайного события возникает срочная потребность в данной продукции. …

Глава 6. Способы закупок отличные от открытого конкурса

… 6.6. Закупки из одного источника При условиях, изложенных в подразделе 4.5. настоящего Положения, Компания может закупать продукцию путем привлечения предложения или ценовой котировки от одного поставщика. …

Регламент закупок компании “Х”

9. Закупка из одного источника

9.1. Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, определенных в п. 4.5.1. “Положения о закупках”.

9.2. Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование необходимости закупки и, при необходимости, проводит предварительные переговоры с поставщиком.

9.3. Все подготовленные документы направляются в Отдел закупок.

9.4. Отдел закупок проверяет предполагаемую закупку на предмет целесообразности и наличия средств в бюджете.

9.5. Решение о закупке в виде протокола с приложением подготовленных документов представляются Отделом закупок Конкурсной комиссии на утверждение.

9.6. Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Перед подписанием Договор согласуется с Отделом закупок.

9.7. В случае, если поставка осуществляется без заключение договора (по счетам), счета перед передачей на оплату визируются в Отделе закупок.

В Приложении 3. приведен пример регламента проведения закупок (не являющийся эталоном, но используемый на практике).

Особую проблему представляют собой договора, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон. Хотя формально это не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию. Ведь не смотря на отсутствие нареканий, возможно условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.) уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.

Конкурсная комиссия

Для обеспечения объективности, все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом – конкурсной комиссией. Эта комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы комиссия двояка: с одной стороны, включение в ее состав руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным. С другой — контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.

Основными функциями конкурсной комиссии являются:

  • согласование способа закупки;
  • согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);
  • проведение процедур вскрытия заявок (предложений);
  • оценка заявок;
  • принятие решения о выборе поставщика;
  • рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;
  • принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.

Что касается количества членов комиссии, то желательно сохранять численность в рамках 5-7 человек. При дальнейшем увеличении числа членов комиссии ее работоспособность постепенно снижается.

Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации, в любом случае желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгалтерии и службы безопасности.

Деятельность конкурсной комиссии определяется положением о закупках, регламентом проведения закупок и положением о конкурсной комиссии. Последний документ состоит обычно из следующих разделов (элементов):

  1. Цели и задачи конкурсной комиссии.
  2. Порядок формирования конкурсной комиссии.
  3. Функции конкурсной комиссии.
  4. Права конкурсной комиссии.
  5. Порядок проведения заседаний конкурсной комиссии.
  6. Организационное и документационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии.

Важнейшими требованиями, предъявляемыми законодателем к регулируемым закупкам, являются:

  • ▸транспарентность;
  • ▸конкурентность.

Для обеспечения прозрачности все ключевые сведения о регулируемых закупках публикуются на официальном сайте www.zakupki.gov.ru. В частности, на этом сайте публикуются:

  • ▸корпоративные правила проведения закупок;
  • ▸документация каждой закупки;
  • ▸контракты, подписанные по результатам закупок.

Для обеспечения конкуренции каждая регулируемая закупка по умолчанию должна проходить посредством соревнования между потенциальными поставщиками за право заключить контракт с заказчиком (однако Законом № 44‑ФЗ и корпоративными правилами проведения закупок предусматриваются отдельные исключения из этого требования). Соревнование между поставщиками проводится по определенными процедурам.

Для регулируемых закупок сегмента b2g установлено 12 видов таких процедур. Основными видами являются аукцион и конкурс. Победителем аукциона становится поставщик, запросивший самую низкую цену за свою поставку. Победителем конкурса стано­вится поставщик, предложивший лучшие условия поставки. Аукционы используются в первую очередь для приобретения стандартизированной продукции, широко представленной на рынке. Конкурс используется для приобретения нестандартных товаров, работ или услуг, а также в том случае, когда для достижения цели закупки цена не является главным фактором. При закупках относительно небольших объемов в сегменте b2g используются упрощенные конкурсы и упрощенные аукционы.

В электронной форме в сегменте b2g в настоящее время проводятся исключительно аукционы. И лишь на пяти площадках, назначенных государством. В ближайшем будущем планируется проводить в электронной форме все конкурентные процедуры закупок сегмента b2g.

Для регулируемых закупок сегмента b2b используются десятки разновидностей процедур соревнований между потенциальными поставщиками, в том числе сложные и комбинированные процеду­ры.

Каждая из этих процедур по желанию заказчика может быть проведена в электронной форме, и в настоящее время заказчик сам имеет право выбрать ту электронную площадку, на которой он будет проводить закупки в электронной форме. Для социально значимых коммерческих организаций Закон № 223-ФЗ и принятые для его исполнения подзаконные нормативные акты устанавливают базовые требования ведения закупочной деятельности, направленные:

  • ▸на эффективное расходование заказчиком своих закупочных бюджетов;
  • ▸развитие конкуренции между его поставщиками;
  • ▸поддержку малого бизнеса.

Конкретные механизмы исполнения этих правил коммерческие организации обязаны описать в своих корпоративных правилах проведения закупок. В них же определяются процедуры соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком.

Документы, регулирующие закупочную деятельность

Нормативные правовые акты, устанавливающие правила проведения закупок, определяются статусом заказчика. При этом каждая конкретная закупка регулируется еще и закупочной документацией, которую разрабатывает сам заказчик.

У большинства заказчиков документация должна соответствовать не только законодательству, но и корпоративному закупочному стандарту, который таким образом занимает в этой иерархии срединное положение между законодательством и собственно документацией о закупках. Для субъектов b2b корпоративный закупочный стандарт, который в их случае именуется положением о закупках, является обязательным.

Помимо закупочной документации и закупочного стандарта для любого хотя бы относительно крупного заказчика для полноценной и слаженной работы структурных подразделений необходимы внут­ренние регламентирующие документы, определяющие порядок проведения закупочной работы. Это может быть регламент согласования заявок на проведение закупки, регламент работы отдела закупок, положение о деятельности закупочной комиссии и т. п. В большинстве случаев разработка таких документов законодательством прямо не предписана, однако и не запрещена, а работу заказчика эти документы значительно облегчают.

В обобщенном виде иерархию документов, регулирующих закупочную деятельность, можно представить в виде таблицы (см. в конце статьи).

К ЛЕТУ БУДЬ ГОТОВ: КОРРЕКТИРОВКА ЛОКАЛЬНЫХ АКТОВ ПО ЗАКУПКАМ

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками
Академии промышленного менеджмента им. Н.П.

Пастухова,
г. Ярославль

Наступивший год преподнес закупщикам, работающим по правилам Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ), очередные процедурные и организационные новшества. В конце 2017 года Президент РФ подписал пакет федеральных законов, которые существенно повлияют на закупочную деятельность заказчиков в текущем году. Особого внимания заслуживает Федеральный закон от 31.12.2017 № 504-ФЗ (далее – Закон № 504-ФЗ), в соответствии с которым предусмотрен перевод бумажных закупочных процедур в электронный формат.
Кроме того, с 1 июля 2018 года изменится состав и набор закупочных процедур, в связи с чем заказчикам необходимо корректировать не только документы для проведения закупок, но и локальные акты, которые определяют функционал комиссии по осуществлению закупок и контрактного управляющего (работников контрактной службы).

Локальные акты, определяющие работу комиссии по осуществлению закупок

В целях упорядочения работы и соблюдения закупочного законодательства на локальном уровне необходимо определить состав комиссии и назначить председателя, а также определить порядок работы комиссии (вне зависимости от вида комиссии). К таким документам относятся обычно приказ (распоряжение) о создании комиссии и Положение о комиссии (или порядок ее работы). При этом частью 2 статьи 39 Закона № 44-ФЗ предусмотрена обязанность заказчика по разработке и принятию акта локального уровня в целях определения работы комиссии. Как правило, такой документ называется Положение о комиссии, иногда – регламент работы комиссии.
В каждой конкретной организации структура, порядок разработки и принятия локальных актов, а также внесения в них изменений определяются инструкцией по делопроизводству.
Как показывает практика, в Положение о комиссии заказчики обычно включают следующие разделы:

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*