admin / 02.05.2018

Квитанция за проживание

Гостиницей является организация, которая уполномочена оказывать гостиничные услуги, то есть оказывать услуги по временному размещению гостей. Для ведения данного вида деятельности нет необходимости предварительно получать разрешение от государственных органов.

Останавливаясь в гостинице для проведения отпуска, мало кто заботится о том, чтобы сохранить документы, подтверждающие факт проживания. Что касается тех случаев, когда в гостинице останавливается человек, приехавший в командировку, ему необходимо подтверждение. Для этого в Российской Федерации и в частности в Москве используют гостиничные чеки с подтверждением.

Чеки выдаются вне зависимости от того, был ли проведен расчет наличным либо безналичным способом.

Сотрудник гостиницы, находящийся не ресепшене, обязан выдать проживающему кассовый чек и счет на бланке отеля. Счета формы 3Г отменили для гостиниц, оборудованных контрольно-кассовой техникой с кодом ЭКЛЗ. Кроме того, по запросу вам обязаны предоставить акт выполненных работ, прейскурант цен и заверенную копию свидетельства о регистрации с указанием вида деятельности юридического лица.

Если оплата проживания производится при помощи безналичных денег со счета вашей организации, гостиница выдает счет-фактуру, где выделена суммы НДС, которую в последствии можно вернуть путем бухгалтерского возврата. Ну и с 2015 г. все гостиницы России обязали выдавать клиентам договор на проживание.

На сегодняшний день существует постановление Правительства, согласно которому те работники, которые были направлены в рабочую командировку, получают возмещение расходов в командировке, в том числе проживание. Размер расходов, которыми можете располагать сотрудник, установлен в соответствии с коллективным договором либо может подтверждаться локальным нормативным актом.

Гостиничные чеки являются неоспоримыми документами, которые подтверждают, что человек заплатил указанную сумму денег, и может рассчитывать на ее возмещение. Сдавая в бухгалтерию гостиничные чеки с подтверждением в Москве, сотрудник может быть уверен, что у бухгалтерии не возникнет дополнительных вопросов.

Также следует отметить, что некоторые гостиницы не пользуются контроль-кассовой техникой. В таких случаях в качестве подтверждения могут быть использованы бланки строгой отчетности. Оба указанных документа имеют полную юридическую силу.

Роль гостиничных чеков в отчетности

Выезд персонала предприятий/фирм/компаний в командировки – обычное явление и часть трудовой деятельности. Цели таких мероприятий разные, начиная от налаживания контакта и сотрудничества с коллегами схожих сфер деятельности из других городов/стран, заканчивая решением потенциальных задач по увеличению прибыльности родной организации, повышением уровня профессионализма и квалификации посредством тренингов/курсов. По статданным, Москва была и остается городом, который чаще всего посещают люди в профцелях.

Любые командировочные передвижения, в конечном итоге, должны иметь документальное подтверждение и одним из таковых, являются гостиничные чеки.

Их основная смысловая нагрузка – это подтверждение затрат, возникших в связи с арендой жилья. Когда сотрудник возвращается обратно, он обязан предоставить в бухгалтерский отдел своей фирмы, оригинал гостиничного чека для формирования командировочного отчета и выплаты соответствующей компенсации.

К сожалению, даже такие отработанные до мелочей процессы, могут иметь сбои и потребуется в срочном порядке купить гостиничные чеки с подтверждением. Необходимость может быть связана с различными причинами, среди которых:

  • гостиничный чек из другой гостиницы/отеля, который дешевле и есть возможность существенно сэкономить на командировочных расходах;
  • предполагается поселение в командировке не в арендованном работодателем жилье, а, например, у родственников, знакомых, близких друзей. В итоге сотрудник сможет получить причитающуюся сумму компенсации по командировке в полном объеме.

Напрашивается логичный вывод — купить такой документ в нашем интернет-магазине сегодня, значит продуктивно решить возникшие вчерашние проблемы.

Содержание чека – важные моменты

Невзирая на то, где был оформлен и выдан гостиничный чек в Москве, Новосибирске или небольшом поселке, он должен правильно и грамотно заполняться, иначе есть все шансы получить недействительный отчетный документ. Вносимые в документ сведения, касаются:

  • названия места поселения, которым могут быть гостиницы/отель/хостел/частная гостиница;
  • дат заселения и точного выселения. В оформление допускается использование сведений о количестве проведенных дней/ночей, которые были проведены в гостинице;
  • точных реквизитов объекта, где проживал командированный сотрудник;
  • полной суммы к оплате, которая расписывается как цифрами, так и прописью.

Купить такую документации желательно тем, кто потерял ее, испортил или забыл взять. Сделать заказ данной услуги, вы сможете на этом сайте. Процесс изготовления заказа не превышает 1-2 рабочих дней.

Документы для подтверждения проживания в гостинице

Расходы по проживанию подтверждаются отчетными документами, которые выдают в месте временного проживания, к примеру, в отелях, хостелах и гостиницах.

При отсутствии чека ККМ — БСО, ранее применявшегося гостиницами N 3-Г «Счет» запрещено использовать в России еще с 2008 года (пункт 2 Постановления Правительства № 359 от 06 мая 2008 года).

Важно!!! Если Вам предоставляют отчетный документ для подтверждения проживания в гостинице без наличия Чека ККТ, то он ни в коем случае не должен быть данной формы, и в нем должны присутствовать обязательные реквизиты.

Справочно. С 1 июля 2018 года абсолютно все юрлица и ИП обязаны перейти на онлайн-кассы.

Гостиницы имеют право использовать разработанный самостоятельно отчетный документ (БСО), который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

· Наименование

· Серия и номер (обязательно шестизначный)

· Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

· Адрес

· ИНН

· Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

· Цена и стоимость в рублях

· Сумма оплаты

· Дата составления документа и оплаты

· Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

· Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

Отчетные документы за проживание в гостинице — плательщике НДС:

1. Счет-фактура установленного образца, выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо

2. Акт на оказание услуг (выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо) или иной подтверждающий проживание документ, содержащий следующие необходимые реквизиты:

· Наименование

· Серия и номер (обязательно шестизначный)

· Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

· Адрес

· ИНН

· Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

· Цена и стоимость в рублях

· Сумма оплаты

· Дата составления документа и оплаты

· Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

· Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

3. Чек ККМ на оплату услуг

Отчетные документы за проживание в гостинице — которая не является плательщиком НДС:

1. Акт на оказание услуг (выставленный на организацию (ИП) или физическое лицо) или иной подтверждающий проживание документ содержащий следующие необходимые реквизиты:

· Наименование

· Серия и номер (обязательно шестизначный)

· Наименование юрлица (Фамилия ИО ИП)

· Адрес

· ИНН

· Расшифровка услуги (например, проживание в гостинице)

· Цена и стоимость в рублях

· Сумма оплаты

· Дата составления документа и оплаты

· Должность и ФИО лица, выдавшего отчетный документ и печать

· Прочие реквизиты на усмотрение юрлица (или ИП)

2. Чек ККТ на оплату услуг

или

БСО (бланк строгой отчетности), содержащий вышеназванные реквизиты.

Обратите внимание, по документам, не соответствующим законодательству, расходы на проживание не принимаются в целях налогообложения прибыли. Поэтому, объясняйте подотчетным лицам, чтобы при бронировании номеров, они предварительно узнавали – предоставит ли Вам гостиница необходимые отчетные подтверждающие документы на проживание, если нет – пусть ищут другую.

Опубликовано 24.07.2017

Многие постояльцы гостиниц, отелей и даже хостелов, нуждаются в подтверждении своего пребывания. Особенно это важно в период командировки, когда компания оплачивает размещение сотрудника.

При заселении в гостиницу обязательна регистрация постояльца. Это необходимо для безопасности как заведения, так и гостя. Отель проверит документы, поинтересуется целью визита, узнает о нюансах размещения и ваших пожеланиях. Всю информацию о тратах на территории отеле отразит гостиничный чек.

Не стоит переживать о выдаче квитанции. Это прямая обязанность обслуживающего персонала (хостес на ресепшине).

Какие документы должен предоставить отель постояльцу по требованию? Что в них будет указано?

Существуют различные формы оформления документации об оплате, которые могут отличаться в зависимости от отеля. Некоторые распространенные варианты:

  • Регистрационная карточка для гостей;
  • Выписка с печатью о заселении/выселении, количестве проведенных дней в апартаментах;
  • Оформление бланка-квитанции с указанной суммой за период проживания в гостинице, оказанные услуги;
  • Свидетельство регистрации отеля;
  • Подтверждения про обмен валют на территории заведения.

Отдельного внимания заслуживают правила кассовых гостиничных документов в Москве. С 2008 года обязательным дополнением будет форма 3Г. В ней указываются: название компании и отеля, реквизиты, все данные о сроке и стоимости проживания, дата и подпись уполномоченного сотрудника.

Квитанция от гостиницы: какие сведения содержит

Постоялец отеля имеет полное право получить подлинную квитанцию у администратора при оплате услуг. Документ подтверждает проживание и факт пребывания в гостинице работника во время деловой поездки.

Квитанция гостиницы для командировки– это официальный отчетный документ, который содержит сведения об отеле и об оплаченной услуге. В ней можно увидеть реквизиты и название гостиничного учреждения, наименование услуги, например, «Проживание», даты пребывания в отеле, стоимость за сутки, общую сумму к оплате. Работодатель при изучении квитанции должен сразу понимать, на что подчиненный потратил аванс и в каком размере.

Квитанцию или бланк строгой отчетности можно оформить в отеле, работающем без кассового аппарата. В этом случае в комплект часто включают и справку, что гостиница работает без ККМ. Если в отеле есть онлайн-касса, тогда постоялец может получить не квитанцию, а кассовый чек. Остальные документы в основном остаются неизменными – в комплект могут быть включены счет, акт и прочие ценные бумаги.

На квитанции должны быть указаны контакты отеля. Это позволит работодателю при необходимости связаться с сотрудником гостиничного учреждения, чтобы удостовериться, что подчиненный действительно останавливался у них. В этом случае с компенсацией затрат не возникнет никаких загвоздок.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*