admin / 12.02.2019

График на месяц

Рабочее время приходится учитывать во всех фирмах, но задача эта имеет множество вариантов в зависимости от условий работы (продолжительность смены, количество смен, гибкий график и тому подобное).

Эта статья поможет вам найти решение и автоматизировать учет.

Начнем с определения числа рабочих дней между двумя датами. Чтобы решить эту задачу, действуйте по алгоритму:

  • введите даты начала и окончания периода;

  • введите даты праздников, если в этот период они имеются;

  • в свободную ячейку вставьте функцию ЧИСТРАБДНИ (категория Дата и время).

При этом подразумевается график работы с двумя выходными (традиционные суббота и воскресенье). Праздников может быть несколько, дату каждого необходимо внести в отдельную ячейку.

Выходных может быть не два, и это не обязательно воскресенье. Тогда воспользуйтесь такой функцией как ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД.

Рассмотрим вариант, когда фирма работает в одну смену, у сотрудников постоянный график работы, учитываются опоздания. Оформите таблицу (образец с формулами показан на рисунке). Время нужно указывать через знак «:» (часы:минуты:секунды).

В конце месяца вы можете подвести промежуточные итоги, воспользовавшись соответствующей командой на вкладке Данные. Не забудьте предварительно провести сортировку по дате (если суммировать время нужно по дням) или по фамилиям (если итоги нужны по каждому работнику).


Возможен вариант, когда на фирме несколько графиков работы. Тогда можно создать вспомогательную таблицу с вариантами смен. В основной таблице на ячейки с кодами смен желательно наложить проверку данных, чтобы не было ошибок при вводе. Для этого используйте команду Проверка данных, которая размещена на вкладке Данные.

Для того чтобы водить только код смены, а продолжительность дневной и ночной работы, а также их сумму получать автоматически, можно использовать функцию вертикального просмотра таблиц (ВПР) из категории Ссылки и массивы:

  • выделите ячейку, где должна отражаться продолжительность работы (Е3);

  • вызовите Мастер функций кнопкой fx;

  • укажите, что ищем (D3);

  • укажите, где ищем ($K$3:$M$6 — ссылки абсолютные, чтобы потом без проблем копировать формулу);

  • введите номер столбца с данными о продолжительности дневной работы (2);

  • в последнее поле введите ЛОЖЬ (так как искать будем точное совпадение).

Для ночных часов формулу составьте также, только номер столбца будет 3.

Если вам необходимо подсчитывать стаж или возраст, то может быть полезна функция РАЗНДАТ, которую вы сможете найти в Полном алфавитном перечне.

В какой бы версии Excel вы не работали, приемы, о которых вы узнали, помогут повысить точность и оперативность учета при минимальных трудовых затратах.

В программе есть возможность создавать графики работы для сотрудников и использовать их при заполнении табеля учета рабочего времени.
Для заполнения графика работы и привязки его к сотруднику откройте карточку сотрудника на редактирование (кнопка Изменить карточку в журнале сотрудников), перейдите в закладку Трудовая деятельность и нажмите кнопку «Дополнительно».



Увеличить изображение

Откроется раздел дополнительных полей карточки сотрудника.



Увеличить изображение
Щелкните мышкой по полю «График работы».


Откроется справочник графиков работы.
По умолчанию в него уже занесен график работы Пятидневка. Вы можете выбрать для сотрудника данный график работы, нажав кнопку «Ввод», либо создать новый график работы.
Для создания нового графика работы нажмите кнопку Добавить.


Затем выберите, какой график работы Вы хотите создать — недельный или сменный.


Будет создан новый график работы.
При выборе недельного графика работы откроется окно для заполнения часов работы.
Введите название графика работы, например Шестидневка и заполните часы работы.
Количество часов будет посчитано автоматически.

После заполнения часов работы измените код для заполнения табеля на нужный, щелкнув по полю «Код» рядом с нужным днем недели.


Откроется окно выбора кода.
Выберите нужный код, который будет проставляться в табеле за выбранный день недели. Доступны опции Дневные, Ночные, Выходные и праздничные.
Затем нажмите Ввод.

Выбранный код проставится рядом с днем недели.
По окончании заполнения графика работы нажмите кнопку Выход.
Созданный график работы отобразится в справочнике графиков работы.
Для изменения ранее созданного графика работы установите на него курсор и нажмите нопку «Изменить».
Для удаления графика работы установите на него курсор и нажмите нопку «Удалить».
Для поиска используйте поле поиска под таблицей.
Для отображения всех записей в справочнике нажмите кнопку Все записи.
Чтобы привязать график работы к сотруднику установите курсор на нужный график работы нажмите Ввод.
Увеличить изображение
Выбранный график работы отобразится в поле График работы в разделе «Дополнительно» в карточке сотрудника.
В дальнейшем при заполнении табеля часы и коды для данного сотрудника будут проставляться в соответствии с выбранным для него графиком работы.
4.2.3.55. Как заполнить и распечатать табель учета рабочего времени
Если при добавлении графика Вы выбрали сменный график работы, то откроется окно, где надо будет ввести количество дней работы, количество дней отдыха, продолжительность смены и кодовое обозначение.


Будет создан новый график работы.
При выборе недельного графика откроется окно для заполнения часов работы.
Введите название графика работы, например 2 через 2 и заполните количество дней работы (2), количество дней отдыха (2), код для проставления в табеле (Я) и продолжительность смены.


По окончании заполнения графика работы нажмите кнопку Выход.
Созданный график работы отобразится в справочнике графиков работы.
Для изменения ранее созданного графика работы установите на него курсор и нажмите кнопку «Изменить».
Для удаления графика работы установите на него курсор и нажмите кнопку «Удалить».
Для поиска используйте поле поиска под таблицей.
Для отображения всех записей в справочнике нажмите кнопку Все записи.
Чтобы привязать график работы к сотруднику установите курсор на нужный график работы нажмите Ввод.
Увеличить изображение
Выбранный график работы отобразится в поле График работы в разделе «Дополнительно» в карточке сотрудника.

Рядом введите дату, с которой начинается действие сменного графика (первый день работы).
В дальнейшем при заполнении табеля часы и коды для данного сотрудника будут проставляться в соответствии с выбранным для него графиком работы.
4.2.3.55. Как заполнить и распечатать табель учета рабочего времени

Скачать программу «Сотрудники предприятия 2.7.9»

Документация программы «Сотрудники предприятия 2.7.9»

Как установить программу «Сотрудники предприятия 2.7.9»

Вернуться

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

  1. Скачать бланк Т-13
  2. Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

  • В – выходной;
  • Я – явка (рабочий день);
  • ОТ – отпуск;
  • К – командировка;
  • Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа.

С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Пример составления графика работ (сменности) при суммированном учете рабочего времени на примере кассиров торгового предприятия смотрите в рубрике «По­лезная документация» на с. 25-27 журнала.

Посменная работа практикуется во многих компаниях. Компании, работающие в круглосуточном режиме или более, чем 8 часов в сутки, должны иметь несколько бригад сотрудников, работающих посменно, согласно утвержденному графику работы.

При этом планируется активизировать работу по борьбе с нелегальной занятостью. Если из-за такого режима работы невозможно соблюсти норму рабочего времени за день или за неделю, то такие организации обязаны вести суммированный учет рабочего временист.

Полная версия для автоматического расчета графиков работы до 40 человек.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса.

Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. После составления график сменности должен быть утвержден руководителем организации. Таким образом, и в данной норме права не предусмотрена прямая обязанность работодателя согласовывать с работниками график отпусков, так как работодатель должен только консультироваться с последними.

Продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха должна быть закреплена в локальном нормативном акте или определена коллективным договором. Помимо локальных нормативных актов, время перерывов между сменами может регулироваться иными нормами.

Графики сменности могут составляться на различные периоды времени. Трудовой кодекс РФ содержит норму, регулирующую срок доведения графика до сведения работников, но не период, на который он должен составляться. График сменности должен быть составлен так, чтобы рабочее время работника не превышало установленной продолжительности рабочего времени для данной категории лиц за учетный период. Таким образом, сверхурочная работа и переработка не могут включаться заранее в график сменности.

2. Количество сотрудников на одно рабочее место

Ваш режим работы, время начала и окончания рабочего времени должны быть указаны в трудовом договоре. По своему усмотрению, тем более несколько раз на неделе, менять режим работы не вправе. Руководство должно было поставить вас в известность об изменении графика, а вы должны были с новым графиком ознакомиться под подпись как минимум за 2 недели до его изменения.

С учетом указанного отражать отпуск в графике сменности при наличии такой необходимости можно, но не рекомендуется. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде. С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости). Если у вас период суммированного учета рабочего времени составляет 1 год, то можно график сменности составить до графика отпусков, чтобы отразить корректно отпуска по графику.

По общему правилу график вводится в действие путем издания соответствующего приказа. Важно отразить в графике время отдыха работников в соответствии с требованием ст. 110 ТК РФ о предоставлении работнику непрерывного отдыха не менее 42 часов еженедельно. При применении суммированного учета рабочего времени график может составляться на учетный период.

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*