admin / 15.05.2018

Дубликат документа

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Бюрократизация человеческой жизни ведёт к появлению большого количества терминов, и простому человеку очень легко среди них затеряться. Копия и дубликат, как следует из названия данных категорий, обозначают версии оригинального документа. Однако их значения отнюдь не тождественны. Понимание разницы между ними особенно важно для юристов и специалистов по делопроизводству.

Выводы TheDifference.ru

  1. Цель изготовления. Дубликат заменяет оригинальный документ, а копия – в точности воспроизводит его.
  2. Юридическая сила. Дубликат может полностью заменять оригинал, а копия – только в отдельных случаях.
  3. Количество. Копий с оригинального документа можно снять множество, а дубликат выдаётся лишь взамен утраченного оригинала.
  4. Порядковый номер. Копии нумеруются лишь в том случае, если на них находится гриф «ДСП», «СЕКРЕТНО» и т.д. Дубликаты обязательно получают порядковый номер.
  5. Влияние на оригинал. Копия не отменяет подлинный документ, а только дублирует его. Если дубликат выдаётся взамен утраченного оригинала, то последующее использование обнаруженного подлинника неправомерно.

ГОСТ 2.502-68

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

ИПК ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ

Москва

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ

Unified system for design documentation.
Rules of duplication

ГОСТ
2.502-68*

Взамен
ГОСТ 5297-60

Утвержден Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при Совете Министров Союза ССР в декабре 1967 г. Срок введения установлен

с 01.01.71

Настоящий стандарт устанавливает правила изготовления и оформления дубликатов конструкторских и технологических документов (далее – документы) на изделия всех отраслей промышленности.

Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 3333-81.

(Измененная редакция, Изм. № 3).

1. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Дубликаты документов должны изготавливать с подлинников предприятия**-держателя подлинников. Допускается по согласованию с предприятием-держателем подлинников изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком с учтенных копий.

(Измененная редакция, Изм. № 3).

1.2. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком.

** Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

1.3. Дубликаты на предприятиях-дублерах и у заказчика действуют на правах подлинников только для снятия с них копий.

1.4. Дубликаты в зависимости от способа их изготовления подразделяют на:

фотодубликаты, изготовленные на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;

диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника.

Дубликатами являются также микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении.

Вид дубликата устанавливает предприятие-держатель подлинников по согласованию с предприятием-дублером или заказчиком.

1.5. Изготовление дубликатов на предприятии-дублере вручную допускается только по согласованию с предприятием-держателем подлинников.

1.6. Дубликаты должны обеспечивать получение с них качественных копий.

1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными. Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.

Дубликаты должны быть плоские и ровно обрезанные. Линия обреза должна проходить за внешней рамкой листов.

Если необходимо окантовать дубликаты, то должен быть предусмотрен припуск при обрезке.

В дубликатах допускается восстанавливать черной тушью отдельные линии, цифры и буквы, нечетко получившиеся при изготовлении.

Надпись, подтверждающую правильность изготовления дубликата и восстановления линий, цифр и букв, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

«Изготовлен с подлинника с восстановлением цифры «5» и буквы «А».

Верно: (подпись, фамилия, дата)»

При отсутствии восстановлений на дубликате линий, цифр и букв на поле для подшивки указывают:

«Изготовлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия, дата)».

«Изготовлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия, дата)».

1.8. Микрофильмы должны отвечать требованиям ГОСТ 13.1.102-93.

1.9. Дубликаты, изготовляемые вручную, должны представлять точные копии подлинников с учетом последних внесенных изменений.

Изготовление и оформление дубликатов вручную должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-88, предъявляемым при восстановлении подлинников.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

2.1. Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на предприятии-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501-88.

2.2. Дубликаты на предприятии-дублере учитывают в инвентаризационной книге учета дублеров по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ 2.501-88.

Дубликатам присваивают один инвентаризационный номер, независимо от количества листов, на которых они выпущены.

Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.

Инвентарные номера ни микрофильмах проставляют на начальном раккорде, на перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.

2.3. Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д…».

Порядковый номер дубликата присваивает предприятие-держатель подлинников.

2.4. Дубликаты хранят отдельно от подлинников.

2.5. Дубликаты должны быть учтены предприятием-держателем подлинников.

В случае внесения изменений в подлинники документов предприятие-держатель подлинников должно выслать предприятию-дублеру и (или) заказчику дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.

Допускается по согласованию с заказчиком (представителем заказчика) вносить изменения в дубликаты вручную.

(Измененная редакция, Изм. № 1, 3).

КОПИИ, ВЫПИСКИ, ДУБЛИКАТЫ ДОКУМЕНТОВ

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2006, N 2

КОПИИ, ВЫПИСКИ, ДУБЛИКАТЫ ДОКУМЕНТОВ

Копия документа
В соответствии с пп. 2.3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.
В ГСДОУ указано, что “организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации“. Положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат.
Однако в соответствии с действующим законодательством в необходимых случаях — при решении внутренних вопросов, формировании дел — организации могут изготовлять копии документов, выданных другими организациями.
Пример 1. При поступлении на работу кадровые службы обычно изготовляют копии документов об образовании: дипломов, аттестатов, сертификатов и т.п.
Жилищные, налоговые органы при регистрации сделок с имуществом — копии свидетельств о праве собственности, доверенностей и т.п.
При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Современные средства “оперативной полиграфии“, которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий. Но, безусловно, ГСДОУ предусмотрены другие способы “воспроизведения текстов копий“: рукописный и машинописный. Конечно, сегодня они устарели, но пока не отменены.
Должностное лицо организации, выдавшее копию документа, обязано внимательно сверить текст выдаваемой копии с текстом оригинала (подлинника). Заверение осуществляется следующим образом:
Пример 2.
Верно.
Петрова
Ведущий специалист общего отдела ————— Н.М. Петрова
29.07.2005
На копиях исходящих документов, остающихся в деле (приложениях к копии сопроводительного письма), допускается не указывать должность лица, заверившего копию, и дату заверения.
Выписка из документа
Выписка из документа обычно требуется для подтверждения одного из фактов, изложенных в нем, если изготовление его копии нецелесообразно в связи с его большим объемом или наличием конфиденциальной информации.
Оформление выписки регламентировано многочисленными нормативно-правовыми актами, например, Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (в редакции от 01.08.2005). Образцы такого рода документов можно встретить в бухгалтерском учете, кадровой работе. Оформление выписки из документа показано в примере 3.
Пример 3.
Выписка из приказа
Московский Государственный Социальный Университет
Приказ
05.09.2005 N 23
г. Москва
Об отчислении
Отчислить 6 сентября 2005 г. за неуспеваемость следующих студентов: Марию Григорьевну Николаеву.
Основание: докладная записка декана экономического факультета от 4 сентября 2005 г.
Ректор _________________ Ю.М. Соколов
Основание: приказы ректора по личному составу за 2005 г.
Симешева
Секретарь —————— Д.П. Симешева
Симешева
364-81-96
Архивы, выдающие аналогичные выписки (копии, справки), вместо заголовка дела указывают номер:
— фонда;
— описи;
— дела;
— листов дела.
Дубликат документа
По юридической силе дубликат документа является полным аналогом подлинника. Обычно он изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. Существует практика выдачи дубликатов документа через подведомственные организации.
Порядок выдачи дубликатов документов регулируется рядом нормативно-правовых актов, среди которых Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденные Верховным Советом Российской Федерации 11.02.1993 N 4462-1 (в ред. от 02.11.2004). В них указано, что “в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов“.
Процедура выдачи дубликата документа иногда может быть несколько осложнена из-за отсутствия в организации документальной информации, подтверждающей факт выдачи утраченного документа. Такое бывает в случаях передачи дел организации в государственный, муниципальный или ведомственный архив.
Пример 4. Если вам необходимо восстановить утерянный аттестат о среднем образовании, вы можете не осуществить свой замысел “с первого захода“ к директору своей родной школы. Причина этому следующая: школа в свое время передала сводные ведомости успеваемости и протоколы экзаменов за необходимый вам период в государственный, муниципальный или ведомственный архив.

Туда вам сначала и порекомендуют обратиться за соответствующей справкой; после чего школа попросит Управление образования, а Управление — районный или городской комитет (или напрямую, минуя промежуточный орган власти, в соответствии с существующим порядком) выдать бланк аттестата для оформления его дубликата.
Аналогичные процедуры проходят достаточно сложно и длительно. При этом задержка в решении такого вопроса может иногда изменить вашу судьбу. Поэтому автор позволит себе дать несколько советов на случай, если вам нужно будет срочно получить копию документа, его дубликат или выписку.
Советы от автора
Итак, для скорейшего получения копии, дубликата или выписки из документа от сторонней организации:
1. Старайтесь никуда не обращаться устно. Лучше это сделать через почту, послав необходимое заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Составлять его следует как можно более подробно, с указанием максимально возможного количества фактов, подтверждающих необходимые сведения:
— точные даты периода работы/учебы;
— правильное официальное название организации и ее вышестоящего органа;
— фамилию, имя и отчество руководителя организации;
— ее территориальное местонахождение и т.п.;
— безусловно, необходимо назвать свои контактные координаты, чтобы вас можно было оперативно найти.
Конечно, лучше всего обратиться с заявлением лично. Однако в таком случае следует попросить расписку должностного лица о приеме вашего заявления на втором экземпляре с подробной расшифровкой его подписи и указанием даты получения.
2. При встрече (либо в разговоре по телефону) с должностным лицом организации, в которую вы направили по почте ваше заявление, постарайтесь уточнить:
— когда оно будет полностью рассмотрено,
— какие существуют препятствия для удовлетворения вашей просьбы и
— какие шаги для их преодоления собирается предпринять организация.
3. Организация может не принять ваше заявление, если оно составлено неправильно или небрежно. В этом случае вы имеете полное право уточнить, что вам следует в нем исправить.

В.В.Краснов
Заместитель начальника
отдела обеспечения ведения
кадастров объектов недвижимости
Федерального государственного учреждения
“Земельная кадастровая палата“

Подписано в печать

FILED UNDER : Статьи

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*